Çek ve Senet

Çek ve senet portföyü nedir?

Müşteriden aldığınız çek ve senetler, tahsil edilene kadar elinizde bekleyen paradır. Çek ve Senet ekranı bu belgeleri vadeleriyle birlikte tutar: hangisinin vadesi yaklaşıyor, hangisi geçti, hangisi bankaya yatırıldı ya da başkasına verildi.

Belgeler "Çek / senet portföyü" türündeki bir Ön Muhasebe hesabında durur. Bu hesabın bakiyesi her an portföyde bekleyen belgelerin toplamıdır; belge eklendikçe artar, tahsil edildikçe ya da ciro edildikçe azalır.

Portföy hesabını açma

1. Ön Muhasebe'yi açın ve komuta çubuğundaki Hesaplar düğmesine tıklayın.

2. Yeni hesap'a tıklayın.

3. Hesaba bir ad verin ("Çek Portföyü" gibi) ve türü Çek / senet portföyü seçin.

4. Para birimini seçip Oluştur'a tıklayın.

Portföy hesabında açılış bakiyesi sorulmaz. Farklı para birimlerindeki belgeler için her para birimine ayrı bir portföy açarsınız. → Hesaplar ve Kategoriler.

Ekranı açma

Ön Muhasebe listesinin komuta çubuğundaki Çek ve Senet düğmesiyle açılır; adres Çek ve Senet sayfasıdır. Telefonda bu düğme sağdaki … menüsündedir.

Sayfanın başında portföy özeti durur: portföyde kaç belge ve ne kadar tutar bulunduğu (para birimi başına), vadesi yaklaşan ve vadesi geçen belge sayısı. Liste varsayılan olarak vadeye göre sıralanır, en yakın vade en üstte olur.

Liste ve süzgeçler

Her satır bir belgedir: vade, tür (çek ya da senet), belge numarası, keşideci ya da borçlu, tutar, durum, son işlem, banka, müşteri ve alış tarihi. Portföy, düzenleme tarihi, işlem tarihi ve not sütunları Sütunlar menüsünden açılır.

Portföyde bekleyen bir belgenin vadesi geçtiyse tarihin yanında Vadesi geçti, önümüzdeki yedi gün içindeyse Vadesi yaklaşıyor etiketi çıkar. Tahsil edilmiş, ciro edilmiş ya da karşılıksız belgede bu etiket görünmez.

Şeritteki hazır çipler listeyi daraltır: Portföyde, Vadesi yaklaşan, Vadesi geçen, Tahsil edilen ve Karşılıksız. Arama kutusu belge numarası, keşideci, banka ve ciro edilen kişide arar. Huni düğmesi durum, tür, portföy, müşteri ve vade aralığına göre süzer.

Belge ekleme

1. Çek / senet ekle'ye tıklayın.

2. Türü seçin: Çek ya da Senet.

3. Portföy'ü seçin. Tek portföyünüz varsa kendiliğinden seçilir.

4. Belge var olan bir alacağın ödemesiyse Kapattığı alacak alanından o alacağı seçin.

5. Tutar, Belge no, Vade tarihi ve Alış tarihi'ni girin.

6. Çekte Keşideci'yi, senette Borçlu'yu yazın.

7. Çekte isterseniz Banka ve Şube'yi girin.

8. İsterseniz Müşteri, Düzenleme tarihi, Gelir türü ve Not ekleyin.

9. Oluştur'a tıklayın.

Zorunlu alanlar portföy, tutar, vade tarihi, alış tarihi ve keşideci ya da borçludur. Alış tarihi bugün olarak gelir.

Belge eklendiğinde tutarı, alış tarihiyle portföy hesabına gelir olarak girer ve ön muhasebe listesinde Çek/Senet rozetiyle görünür. Seçtiğiniz gelir türü ve müşteri bu kayda yazılır.

Kapattığı alacak seçerseniz yeni gelir yazılmaz: seçtiğiniz bekleyen alacak tahsil edilmiş sayılır ve portföy hesabına taşınır. Böylece aynı tahsilat iki kez gelir sayılmaz. Listede yalnız portföyle aynı para birimindeki bekleyen alacaklar çıkar; alacak seçince tutar ve müşteri ondan gelir ve tutar değiştirilemez. Alacak ile belgenin tutarı aynı olmalıdır; kısmi ödeme bir belgeyle kapatılamaz.

Bir satıra tıklayınca belge düzenleme penceresi açılır. Tutar, alış tarihi ve portföy değiştirilemez; tür, numara, vade, keşideci, banka, müşteri, düzenleme tarihi ve not değiştirilebilir. Senede çevrilen belgenin banka bilgisi silinir.

Belgenin durumları

• Portföyde: belge elinizde, tahsil edilmeyi bekliyor.

• Tahsil edildi: para bir banka ya da kasa hesabına geçti.

• Ciro edildi: belge üçüncü bir kişiye verildi.

• Karşılıksız: belge ödenmedi, tutarı yeniden alacak oldu.

Son işlem sütunu durumun ayrıntısını yazar: tahsil edilen hesabın adı, ciro edilen kişi ya da alacağın yeniden açıldığı bilgisi.

Tahsil edildi

Portföydeki belgenin satırındaki Tahsil et düğmesine tıklayın, paranın geçtiği hesabı ve tarihi seçip Tahsil edildi olarak işaretle'ye basın. Aynı para birimindeki hesaplar listenin başında çıkar.

Tutar portföyden seçtiğiniz hesaba transfer olarak aktarılır: portföyün bakiyesi azalır, hedef hesabın bakiyesi artar. Hedef hesap farklı para birimindeyse o hesaba giren tutarı ayrıca yazarsınız. Transfer gelir ya da gider değildir, raporlardaki gelir toplamını değiştirmez; gelir belge portföye girerken zaten yazılmıştır.

Ciro edildi

Belgeyi bir tedarikçiye ödeme olarak verdiyseniz satırdaki Ciro et düğmesine tıklayın. Kime ciro edildi ve tarihi yazın.

Bu ödeme var olan bir borcunuzu kapatıyorsa Kapattığı borç alanından o borcu seçin; borç ödenmiş sayılır ve yeni gider yazılmaz. Listede yalnız belgeyle aynı tutar ve para birimindeki bekleyen borçlar çıkar. Borç seçmezseniz tutar portföyden gider olarak yazılır; isterseniz Gider türü seçersiniz.

Karşılıksız

Belge ödenmediyse satırdaki Karşılıksız düğmesine tıklayın, alacağın tahsil edileceği hesabı ve tarihi seçin. Listede yalnız belgeyle aynı para birimindeki hesaplar çıkar.

Belge portföyden çıkar. Portföye girerken yazılan gelir bekleyen alacağa döner, seçtiğiniz hesaba taşınır ve vadesi belgenin vadesi olur; vadesi geçmişse geciken alacaklar arasında görünür. Bu alacak artık belgeye bağlı değildir: müşteri ödediğinde ön muhasebe listesinden tahsil edildi olarak işaretlersiniz.

Geri alma ve silme

Tahsil edilmiş ya da ciro edilmiş belgede Geri al düğmesi çıkar. Geri alınca aktarım ya da gider silinir, belgeyle kapatılan borç yeniden bekleyene döner ve belge portföye geri gelir. Karşılıksız işlemi geri alınamaz.

Silme, portföydeki ve karşılıksız belgelerde vardır; tahsil edilmiş ya da ciro edilmiş belgeyi silmek için önce işlemi geri alırsınız. Portföydeki belge silinince portföye giriş kaydı da silinir; belge bir alacağı kapattıysa alacak eski hesabında yeniden bekleyen olur. Karşılıksız belgeyi silmek yalnız belge kaydını kaldırır, açılan alacak listede kalır.

Silinen belge Çöp Kutusu'na gider ve oradan portföy kaydıyla birlikte geri getirilir. Belgenin kapattığı alacak o arada tahsil edildiyse ya da silindiyse belge geri getirilemez.

Ön muhasebe listesinde çek ve senet kayıtları

Belgenin oluşturduğu gelir, transfer ve gider kayıtları ön muhasebe listesinde Çek/Senet rozetiyle görünür. Bu kayıtları listeden silemez, düzenleyemez ve tahsil edildi olarak işaretleyemezsiniz; Dock'ta açtığınızda bir bilgi notu ve Çek ve Senet ekranını aç bağlantısı çıkar. Değişikliği her zaman belgenin kendisi üzerinden yaparsınız; böylece portföyün bakiyesi eldeki belgelerle hep aynı kalır. → Ön Muhasebe.