Müşterileri Dosyadan İçe Aktarma

Başka bir programda tuttuğunuz kişi ya da firma listesini Workinno'ya tek tek girmeden ekleyebilirsiniz. Bunun için listeyi Excel veya CSV dosyası olarak alıp Müşteriler sayfasında yüklemeniz ve sütunların hangi alana gideceğini seçmeniz yeterli.

Pencereyi açma

Müşteriler sayfasında Kişiler ya da Firmalar sekmesine geçin. Komuta çubuğundaki Kişileri içe aktar ya da Firmaları içe aktar düğmesine tıklayın. Kişiler sekmesinde kişi, Firmalar sekmesinde firma aktarılır. Telefonda düğme … menüsündedir.

Düğme yalnız o türde kayıt ekleme yetkiniz varsa görünür.

1. Dosyayı seçin

Dosya seç düğmesine tıklayıp dosyanızı seçin.

• Excel (.xlsx): ilk sayfa okunur. Tarih hücreleri tarih olarak alınır.

• CSV: noktalı virgül, virgül ya da sekmeyle ayrılmış olabilir, ayırıcı kendiliğinden tanınır. Türkçe karakterler doğru okunur.

Dosyanın ilk satırında sütun adları bulunmalıdır. Tamamen boş satırlar atlanır. En çok 5.000 satır ve 5 MB yükleyebilirsiniz.

Dosya okunamazsa, başlıktan sonra veri yoksa ya da satır sayısı sınırı aşıyorsa pencerede sebebi yazar ve hiçbir kayıt eklenmez.

2. Sütunları eşleyin

Pencere dosyadaki her sütunu bir satırda gösterir: solda sütun adı ve ilk dolu değeri, sağda Workinno'daki alan. Sütun adı bilinen bir adsa (Ad, Soyad, E-posta, Telefon, Firma, Vergi No, Email, Phone, Company gibi) alan kendiliğinden seçilir. Diğerlerini kendiniz seçin ya da Aktarma bırakın.

Kişi aktarırken seçebileceğiniz alanlar: Ad, Soyad, Ad soyad (tek sütun), E-posta, Telefon, Unvan, Firma adı, Doğum tarihi, Uyruk, Kimlik numarası, Notlar.

Firma aktarırken seçebileceğiniz alanlar: Firma adı, E-posta, Telefon, Web sitesi, Alan adı, Vergi numarası, Vergi dairesi, Ülke, Notlar.

Bunların altında müşteri kartına eklediğiniz özel alanlar da listelenir.

Bir alan yalnız bir sütundan beslenir. Aynı alanı ikinci bir sütuna seçerseniz ilk sütundaki seçim kalkar.

Kişide en az bir sütunun Ad ya da Ad soyad alanına, firmada bir sütunun Firma adı alanına eşlenmesi gerekir. Bu yapılmadan içe aktarma başlamaz.

Ad soyad tek sütundaysa ilk kelime ad, kalanı soyad olarak kaydedilir.

Değerler nasıl okunur?

• Telefon: ülke kodu olmadan yazılmış numara (0532 123 45 67 gibi) çalışma alanınızın ülkesine göre okunur ve uluslararası biçimde kaydedilir.

• E-posta: küçük harfe çevrilir.

• Doğum tarihi: gg.aa.yyyy, gg/aa/yyyy ve yyyy-aa-gg biçimleri okunur. Ay 12'den büyük yazılmışsa sıra aa/gg/yyyy sayılır.

• Ülke ve uyruk: iki harfli kod (TR, DE) ya da ülkenin adı (Almanya, Germany) yazılabilir.

• Web sitesi: başında https yoksa eklenir.

• Kimlik ve vergi numarası: elle eklerken olduğu gibi türüne göre denetlenir.

Okunamayan ya da geçersiz bir değer o satırın eklenmemesine yol açar; sebebi özette yazılır.

Aynı müşteri zaten kayıtlıysa

Eşleme listesinin altında kopya kayıtlar için iki seçenek vardır:

• Atla: kayıtlı müşteriye dokunulmaz, satır atlanır.

• Boş alanlarını doldur: kayıtlı müşterinin yalnız boş alanlarına dosyadaki değer yazılır. Dolu alanlar olduğu gibi kalır. Bu seçenek düzenleme yetkisi ister; yetkiniz yoksa kopya satırlar atlanır.

Aynı müşteri olduğu şöyle anlaşılır:

• Kişi: aynı e-posta ya da aynı telefon. Telefon ülke kodundan bağımsız karşılaştırılır, e-postada büyük küçük harf fark etmez.

• Firma: aynı e-posta, aynı telefon, aynı vergi numarası ya da birebir aynı firma adı.

Bir e-posta ya da telefon Workinno'da tek bir müşteriye ait olabilir. Kişi satırındaki e-posta bir firmaya kayıtlıysa (ya da tersi) satır atlanır ve özette bu yazar.

Kişiyi firmasına bağlama

Kişi dosyasında firma sütunu varsa onu Firma adı alanına eşleyin. Her kişi için aynı adlı firma aranır (büyük küçük harf fark etmez):

• Firma varsa kişi ona bağlanır.

• Firma yoksa firma da açılır ve kişi ona bağlanır. Firma ekleme yetkiniz yoksa firma açılmaz, kişi bağsız eklenir.

Bağ kurmak firma düzenleme yetkisi ister. Yetkiniz yoksa kişiler eklenir ama firmaya bağlanmaz.

3. İçe aktarma

N satırı içe aktar düğmesine tıklayın. Satırlar sırayla işlenir, ilerleme çubuğu kaç satırın bittiğini gösterir. Bu sırada pencere kapatılamaz.

Her satır, kaydı elle eklediğinizde geçtiği denetimlerden geçer. Yeni kayıtlarda sorumlu kişi sizsiniz.

Paketinizin müşteri sınırı dolarsa sınıra ulaşılan satırdan sonrası eklenmez. Önceki satırlar eklenmiş kalır, özette sebebi yazılır.

4. Özet

İşlem bitince pencere dört sayı gösterir: Eklendi, Güncellendi, Atlandı, Eklenemedi.

Eklenemeyen ya da başka türde kayıtla eşleştiği için atlanan satırlar, dosyadaki satır numarası ve sebebiyle listelenir. İlk 100 satır pencerede görünür. Listeyi indir ile hepsini, dosyanın kendi sütunlarıyla birlikte bir CSV olarak indirebilirsiniz. Düzeltip yalnız bu dosyayı yeniden yükleyebilirsiniz.

Bir özel alan değeri alanın türüne uymadığı için yazılamadıysa kayıt yine eklenir ve özette kaç kayıtta böyle olduğu uyarı olarak çıkar.

Etkinlik geçmişi

İçe aktarılan her kaydın etkinlik geçmişinde dosyadan içe aktardı kaydı bulunur.

→ Müşteri Listesi · Müşterileri Dışa Aktarma