Dosyaları klasörleyerek düzenli tutma

Dosyaların çoğu kendiliğinden yerine gider

Workinno'da dosya düzeninin büyük kısmını siz kurmazsınız. Bir kaydın ekranından yüklediğiniz dosya, o kaydın sistem klasörüne yerleşir:

• Müşteri kaydına yüklediğiniz sözleşme Müşteri Dosyaları klasörüne,

• Göreve eklediğiniz ek Görev Dosyaları klasörüne,

• Ürüne eklediğiniz görsel Ürün Dosyaları klasörüne gider.

Bu klasörler silinemez ve yeniden adlandırılamaz; listede Sistem Klasörleri başlığı altında ayrı durur. → Klasörler

Bir projenin dosyaları da ayrıca klasör açmanızı gerektirmez: Dosyalar özelliği açık her proje kendi klasörünü alır.

Elle açacağınız klasörler

Geriye ekibin ortak kullandığı belgeler kalır. Bunlar için birkaç üst klasör yeter:

1. Kalıcı şirket belgeleri (sözleşme şablonları, kimlik dosyaları, sunumlar).

2. Yıl ya da dönem bazlı arşiv (geçmiş işlerin toplandığı yer).

3. Ekip içi çalışma dosyaları (taslaklar, kaynak dosyalar).

Klasör açarken derin ağaç kurmayın. İki seviye çoğu ekip için yeterlidir; daha derini aramayı zorlaştırır. Klasörlere ikon ve renk vererek listeyi bakışta ayırt edilir hâle getirirsiniz.

Kime açık olacağına karar verin

Dosya düzeninin ikinci yarısı erişimdir.

• Kişisel klasör: yalnızca size açıktır, taslaklarınızı burada tutarsınız.

• Dosya izinleri: bir dosyayı yalnızca seçtiğiniz kişilere, takımlara ya da rollere açarsınız. → Dosya izinleri

• Paylaşım bağlantısı: Workinno hesabı olmayan kişiye dosya göndermenin yoludur. → Dosya paylaşımı

Düzeni koruyun

• Dosyayı ait olduğu kaydın ekranından yükleyin; sonradan taşımak yerine baştan doğru yere koyun.

• Aynı belgenin yeni hâlini yeni dosya olarak yüklemek yerine sürüm olarak yükleyin. → Dosya sürümleri

• Resmi belgeleri evrak olarak işaretleyin; son geçerlilik tarihi takip edilir. → Evraklar

İlgili: Dosya yöneticisi · Klasörler · Dosya yükleme