Dosya Yöneticisi

Dosyalar sayfası

Sol tarafta klasör listesi ve depolama kutusu, üstte komuta çubuğu, altında arama şeridi ve dosya listesi bulunur.

Komuta çubuğunun solunda Klasörler düğmesi ve görünüm anahtarı, sağında Yeni Klasör , Evrak Ekle , Yükle ve Ayarlar düğmeleri yer alır. Klasörler düğmesi sol listeyi daraltır, tekrar basınca açar.

Masaüstü ve klasörler

Sol listenin en üstündeki Masaüstü, hiçbir klasöre konmamış dosyaların durduğu köktür. Altında önce sizin oluşturduğunuz klasörler, sonra Sistem Klasörleri başlığı altında modüllerin otomatik kullandığı klasörler gelir.

Bir klasöre tıklayınca içeriği sağdaki listede açılır ve listenin üstünde yol şeridi belirir. Yol şeridindeki her basamağa tıklayarak yukarı çıkarsınız. Klasörler ayrıca listenin en üstünde satır olarak da görünür; satıra tıklamak da içine girer.

→ Dosya Klasörleri

Depolama kutusu

Sol listenin altındaki Depolama kutusu çalışma alanının ne kadar yer kullandığını gösterir. Paketiniz sınır getirmiyorsa "Sınırsız" yazar ve çubuk çizilmez. Sınır varsa kullanım çubuğu ve yüzde görünür: %80'den sonra çubuk turuncu, %95'ten sonra kırmızı olur ve kutuda Yükselt bağlantısı çıkar.

Çöp Kutusu'ndaki dosyalar da bu kullanıma dahildir. Çöpte yer kaplayan dosyanız varsa kutuda ayrı bir satır olarak ne kadarının çöpte olduğu yazar. Yer açmak için Çöp Kutusu'nu boşaltmak işe yarar.

Sol liste daraltılmışsa kutu yalnızca disk simgesine döner, üzerine gelince kullanım bilgisi görünür.

Liste ve Simge görünümü

Komuta çubuğundaki iki düğme görünümü değiştirir:

• Liste : dosyalar tablo satırları halinde, sütunlarla birlikte görünür.

• Simge : dosyalar kart halinde dizilir. Görsellerde küçük önizleme, diğer türlerde büyük tür simgesi çıkar. Kartın üzerine gelince satır işlem düğmeleri belirir.

Sütunlar

Arama şeridinin solundaki Sütunlar düğmesi hangi bilgilerin görüneceğini belirler. Açılan pencerede her sütunun anahtarını açıp kapatırsınız.

Kullanılabilir sütunlar:

• Ad: dosya veya klasör adı. Her zaman görünür, sütun listesinde de çıkmaz.

• Tip: dosya türü (PDF, Word, görsel gibi).

• Boyut: dosyanın kapladığı yer.

• Klasör: dosyanın hangi klasörde durduğu. Arama veya filtre sonuçlarına bakarken işe yarar; sonuçlar birden çok klasörden gelir.

• Yükleyen: dosyayı yükleyen kişi.

• Son güncelleme: dosyanın en son ne zaman değiştiği. Liste varsayılan olarak buna göre sıralanır, en yeni üstte.

• Sürüm: dosyanın kaç sürümü olduğu.

• Kategori: evrak kategorisi. Yalnızca evrak olan dosyalarda dolu.

• Gizlilik: evrakın gizlilik derecesi.

• Son kullanma: evrakın geçerliliğini yitireceği tarih.

• Harici: dosyanın Workinno'da değil, bağlı bir bulut hesabında durup durmadığı.

• Oluşturulma: dosyanın sisteme eklendiği tarih.

Başlangıçta yalnızca Ad, Boyut ve Son güncelleme açık gelir; kalan sütunların hepsi kapalıdır ve ihtiyaç duydukça açılır. Seçiminiz kullandığınız tarayıcıda saklanır ve sayfaya döndüğünüzde aynı sütunlar gelir. Proje dosyalarının sütun düzeni ayrı tutulur, buradaki seçiminiz oraya yansımaz.

Sıralama yalnızca Ad, Tip, Boyut, Son güncelleme ve Oluşturulma sütunlarında vardır; başlıklarında çift ok çıkar ve tıklayınca liste o sütuna göre dizilir. Sıralama listenin tamamına uygulanır. Diğer sütunlarda (Klasör, Yükleyen, Sürüm ve evrak sütunları) sıralama yoktur, başlıkları tıklanmaz. Tablo ekrana sığmazsa sağ kenardaki oklarla yatay kaydırırsınız.

Arama

Şeritteki kutuya dosya adının bir bölümünü yazın ve Enter tuşuna basın. Arama, o an içinde bulunduğunuz klasörde çalışır: Masaüstündeyken yalnızca Masaüstündeki dosyalar taranır, bir klasördeyken yalnızca o klasördekiler.

Arama açıkken klasör satırları gizlenir, listede yalnızca eşleşen dosyalar kalır. Kutunun sağındaki çarpı işareti hem aramayı hem filtreleri temizler.

Filtreler ve çipler

Arama kutusunun içindeki huni simgesi filtre penceresini açar. Solda hazır filtreler, sağda kendi filtrenizi kurabileceğiniz alanlar bulunur.

Panel kalabalık açılmaz: başlangıçta yalnız iki alan durur.

• Tür: Görseller, Belgeler, Videolar, Sesler, Arşivler veya Diğer. "Diğer", bu beş ailenin dışında kalan dosyalardır.

• Değiştirilme: başlangıç ve bitiş tarihi aralığı.

Başka bir ölçüte göre süzmek için Alan ekle bağlantısına basın ve şunlardan birini seçin:

• Renk etiketi: dosyaya verdiğiniz renge göre süzer (Gri, Kırmızı, Turuncu, Sarı, Yeşil, Mavi, Mor, Pembe).

• Boyut (MB): dosya boyutu aralığı. Başlangıç ve Bitiş kutularına megabayt yazarsınız; Başlangıç'a 10 yazmak 10 MB ve üzerindeki dosyaları getirir.

• Oluşturulma: dosyanın çalışma alanına eklendiği tarih aralığı. Değiştirilme tarihinden farklıdır: bu, dosyanın ilk yüklendiği gündür.

• Yükleyen: dosyayı yükleyen kişi. Birden çok kişi seçebilirsiniz.

• Sürüm: dosyanın kaç sürümü olduğu. İlk yükleme 1. sürüm sayılır, bu yüzden Başlangıç'a 2 yazmak sonradan en az bir kez güncellenmiş dosyaları getirir.

• Harici: Evet veya Hayır. Dosyanın Google Drive, Dropbox ya da OneDrive'dan alınıp alınmadığı.

• Evraklar: yalnızca evrak olarak işaretlenmiş dosyalar.

• Sahip tipi: evrakın kime ait olduğu (Şirket, Personel, Müşteri, Muhasebe).

• Evrak kategorisi: evrakın hangi kategoride olduğu. Kategori listesini dosya ayarlarından yönetirsiniz.

• Gizlilik: Dahili, Gizli veya Çok Gizli.

• Yakında dolacak: geçerliliği 90 gün içinde bitecek evraklar.

Evrakla ilgili bir koşul girdiğinizde (ya da Evraklar çipine bastığınızda) kalan evrak alanları kendiliğinden açılır; hepsini tek tek eklemeniz gerekmez.

Alanları doldurup Ara düğmesine basınca liste süzülür. Kurduğunuz filtreyi Yeni filtre oluştur ile kaydedebilir, kaydettiğiniz filtreyi çubuğa sabitleyebilirsiniz.

Arama kutusunun sağındaki çipler hazır filtrelerdir: Yıldızlılar, Benimle paylaşılanlar, Görseller, Belgeler, Videolar, Sesler, Arşivler, Evraklar, Şirket, Personel, Müşteri ve Muhasebe. Bir çipe tıklamak filtreyi hemen uygular. Çubuğa sığmayan çipler Tümü düğmesinin altında listelenir; parantez içindeki sayı gizli çip adedidir. Çipleri sürükleyerek sırasını değiştirebilirsiniz.

Benimle paylaşılanlar, başka bir ekip arkadaşınızın size açtığı dosyaları toplar.

→ Dosya İzinleri

Bir dosya satırında neler var?

Ad hücresinde dosyanın tür simgesi, adı ve durumunu anlatan rozetler görünür:

• Evrak: dosya resmi belge olarak işaretlenmiş. → Evraklar

• Google bağlantısı: dosya bir Google Dokümanı, E-Tablosu veya Sunusu; içeriği Google'da durur. Satıra tıklamak dosyayı Google'da yeni sekmede açar. → Dosya Yükleme

• Taranıyor…, Tehdit bulundu, Tarama başarısız: virüs taramasının sonucu. Tarama sürerken dosya açılmaz ve indirilemez; tehdit bulunan dosya kalıcı olarak kilitlenir. Video ve ses dosyaları ile 150 MB'tan büyük dosyalar taranmadan geçer, bu rozetleri hiç göstermez.

Renk etiketi verdiğiniz dosyalarda ad hücresinin solunda küçük renkli bir nokta çıkar.

Bir dosya satırına tıklamak dosyayı önizler, bir klasör satırına tıklamak klasörün içine girer.

Satır işlemleri

Her satırın sağındaki İşlem sütununda düğmeler bulunur. Aynı işlemlere satıra sağ tıklayarak da ulaşırsınız. Simge görünümünde bu düğmeler kartın üzerine gelince belirir.

• Yıldızla: dosyayı yıldızlar. Yıldızlı dosyalara Yıldızlılar çipinden ulaşırsınız.

• Önizle: dosyayı indirmeden açar. Yalnızca görsel, video, ses, PDF, metin ve Office dosyalarında görünür. → Dosya Önizleme

• Paylaş: bağlantı ile paylaşım penceresini açar. → Dosya Paylaşma

• İndir: dosyayı bilgisayarınıza indirir.

• Sil: dosyayı Çöp Kutusu'na taşır.

Üç nokta düğmesi altındaki işlemler:

• Yeniden adlandır: dosyanın adını değiştirir. Aynı klasörde o adda başka bir dosya varsa ad kabul edilmez ve uyarı görürsünüz; başka bir ad verin.

• İzinler: dosyaya kimlerin erişeceğini belirler. → Dosya İzinleri

• Sürüm geçmişi: dosyanın eski sürümlerini gösterir. → Dosya Sürümleri

• Taşı: dosyayı başka bir klasöre taşır. Hedef klasörde aynı adda bir dosya varsa taşınan dosyanın adına "(1)" eklenir.

• Evrak yap: dosyaya kategori, gizlilik ve son kullanma tarihi ekler. → Evraklar

• Renk etiketi: dosyaya sekiz renkten birini verir (Gri, Kırmızı, Turuncu, Sarı, Yeşil, Mavi, Mor, Pembe). Etiketi temizle rengi kaldırır.

Bir dosyayı fare ile tutup sol listedeki bir klasörün ya da listedeki bir klasör satırının üzerine bırakarak da taşıyabilirsiniz.

Bu işlemler yetkinize göre görünür. Yalnız görüntüleme yetkiniz varsa silme, yeniden adlandırma, izin verme ve paylaşma seçenekleri menüde hiç çıkmaz.

Silme yetkiniz yalnız kendi dosyalarınızı kapsıyorsa Sil, başkasının yüklediği dosyanın menüsünde görünmez. Bütün dosyaları silme yetkisi Kurucu ve Yönetici'dedir.

Bir göreve eklenen dosya, o görevi görebilenlere görünür. Göremediğiniz bir görevin eki dosya listesinde ve aramada hiç çıkmaz; görev size açıldığında eki de görürsünüz.

Toplu işlemler

Satırların solundaki kutucuklarla birden çok kayıt seçersiniz. Seçime dosyalar ve klasörler birlikte girebilir. Başlıktaki kutucuk sayfadaki tüm satırları seçer. Seçim yapınca listenin altında kaç kayıt seçtiğiniz ve üç düğme görünür:

• ZIP olarak indir: seçili dosyaları tek bir arşiv dosyası olarak indirir.

• Seçilenleri taşı: hepsini aynı klasöre taşır.

• Seçilenleri Sil: hepsini Çöp Kutusu'na taşır. Seçimde klasör varsa o klasör, alt klasörleri ve içindeki bütün dosyalarla birlikte gider. Klasör silmek ayrı bir yetkidir: yetkiniz yoksa işlem yapılmaz ve uyarı çıkar. Bir kısmı silinemezse kaç kaydın silindiğini, kaçının silinemediğini söyleyen bir uyarı görürsünüz.

Sistem klasörlerinin ve kişisel klasörün satırında kutucuk çıkmaz; bu klasörler toplu işleme girmez.

Silme ve geri getirme

Bir dosyayı sildiğinizde ekranın altında bir bildirim çıkar; oradaki geri alma düğmesiyle silmeyi hemen iptal edersiniz. Bildirim kaybolduktan sonra dosya Çöp Kutusu sayfasındadır ve oradan geri yüklenir.

Bir klasörü sildiğinizde içindeki bütün dosyalar ve alt klasörler de Çöp Kutusu'na gider. Klasörle birlikte giden her dosya kendi aktivite kaydını alır, yani sonradan bir dosyanın kim tarafından ve ne zaman silindiğini görebilirsiniz.

Sildiğiniz dosya bir e-posta imzasında kullanılıyorsa uyarı çıkar ve hangi imzalarda kullanıldığını söyler. Silme durdurulmaz; dosya Çöp Kutusu'na gider. Görsel o anda imzadan düşer: ne imzayı düzenlerken ne de gönderdiğiniz e-postalarda görünür. Dosyayı geri yüklerseniz görsel de geri gelir. Geri yüklemezseniz saklama süresi dolunca dosya kalıcı olarak silinir ve görsel bir daha dönmez.

Çöp Kutusu'ndaki dosya ve klasörler, dosya ayarlarındaki saklama süresi kadar bekler. Varsayılan süre 7 gündür ve 1 ile 30 gün arasında değiştirilebilir. Süre dolunca kayıt kalıcı olarak silinir, geri getirilemez. → Dosya Ayarları

Sayfalama

Liste varsayılan olarak 25 kayıt gösterir. Altta solda gösterilen ve toplam kayıt sayısı, sağda sayfa boyutu seçici bulunur.

İlgili: Dosya Yükleme, Dosya Klasörleri, Dosya Ayarları