WhatsApp ve Excel ile çalışan ekip Workinno'ya nasıl geçer?

WhatsApp ve Excel ile çalışan bir ekip Workinno'ya en sağlıklı şekilde şu sırayla geçer: önce açık işler, sonra aktif müşteriler, en sonda mesaj kanalları. Geçmişin tamamını taşımaya çalışmak en sık yapılan hatadır; geçmiş eski yerinde kalabilir, sistem bugünden itibaren tek doğru kayıt olur.

1. adım: açık işleri karta çevirin

Excel'deki satırların hepsini değil, hâlâ açık olan işleri girin. Kapanmış işler geçmiştir; onları taşımak günlerce sürer ve kimse bir daha bakmaz.

Her açık iş bir kart olur, kart bir aşamada durur. İşinize uyan bir şablon seçtiğinizde aşamalar hazır gelir; nasıl kurulduğunu ilk projenizi kurma yazısı anlatır.

Bu adım genellikle sanılandan kısadır: 20 ila 30 açık işi olan bir ekip tek oturumda bitirir.

2. adım: aktif müşterileri kaydedin

Yine aynı ölçüt: son bir yılda iş yaptığınız ya da görüşme hâlinde olduğunuz müşteriler. Ölü kayıtları taşımayın.

Müşteri kartında iletişim bilgileri, adres, görüşme geçmişi ve o müşteriye ait dosyalar birlikte durur. Kayıtları açtıktan sonra işleri müşterilere bağlarsınız; böylece "bu işi kim için yapıyorduk" sorusu tek tıkla cevaplanır. Listeyi nasıl kullanacağınız müşteri listesi makalesinde yazıyor.

3. adım: mesaj kanallarını bağlayın

Sıra WhatsApp'ta. Workinno'da WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, canlı sohbet, SMS ve e-posta tek gelen kutusunda toplanır; form gönderimleri de aynı listede görünür.

Burada bir gerçeği baştan bilin: bağladığınız andan öncesi taşınmaz. Eski konuşmalar telefonda kalır, yeni mesajlar merkezde birikir. Bir hafta sonra "müşteri ne demişti" sorusunun cevabı artık kimsenin telefonunda değil, ortak ekrandadır. Kurulumu İletişim Merkezi makalesinde bulabilirsiniz.

4. adım: tek kuralı uygulayın

Geçişi başarısız yapan şey teknik değildir, alışkanlıktır. Tek bir kural yeter: iş kartı yoksa iş yoktur.

Biri WhatsApp'tan iş istediğinde önce kart açılır, sonra konuşulur. Bu kural ilk haftada uygulanmazsa ekip eski listeye geri döner ve iki sistem birden yaşamaya başlar. Kartı otomatik açtırmak isterseniz web formu ve otomasyon kuralları işi kolaylaştırır; otomasyon kuralı oluşturma makalesi örnekleri gösterir.

Geçiş haftasında ne beklemelisiniz?

İlk iki gün yavaş geçer, çünkü herkes alışkanlığını değiştirmektedir. Üçüncü günden sonra pano günlük toplantının yerini almaya başlar: kimin neyi beklediği ekranda görünür.

Ekip arkadaşlarınızı davet etmeyi ilk gün yapın; sistem ne kadar erken ortaklaşırsa alışkanlık o kadar hızlı oturur. Davet adımlarını ekip davet yazısında bulabilirsiniz.

Başlamak için ücretsiz hesap açabilirsiniz.