Verileriniz nerede saklanıyor? KVKK, sunucu konumu ve veri hakları

Workinno verilerinizi Almanya'daki sunucularda saklar: uygulama, veritabanı ve yüklediğiniz dosyalar Hetzner altyapısında durur. KVKK karşısında çalışma alanınıza girdiğiniz müşteri ve personel verilerinin sorumlusu sizsiniz, Workinno veri işleyendir. Verinizin tam kopyasını istediğiniz zaman indirir, silme talebinizi 30 günlük geri alma penceresiyle işletirsiniz.

Veriler fiziksel olarak nerede duruyor?

Workinno'nun uygulama sunucusu, veritabanı ve dosya depolaması Hetzner Online GmbH altyapısındadır ve Almanya'da çalışır. Bu, verinin Türkiye dışında ama Avrupa Birliği sınırları içinde durduğu anlamına gelir; GDPR'ın veri aktarımı kuralları açısından belirleyici olan da budur.

Üç yan hizmetin konumu ayrıca not edilir. Tarayıcınızda bir hata olduğunda gönderilen teknik kayıtlar Sentry'nin Avrupa Birliği bölgesinde işlenir ve yalnız hata mesajı, sayfa adresi ve tarayıcı sürümü gibi teknik bilgi taşır. Ödeme kartı bilgileriniz Workinno sunucusunda hiçbir aşamada saklanmaz, doğrudan Stripe'a iletilir. Alan adı ve güvenlik katmanı Cloudflare üzerinden geçer.

Bu liste sabit değildir ve değişirse yayımlanır. Güncel hâli için gizlilik politikasının alt-işleyiciler bölümüne bakabilirsiniz.

KVKK'da kim veri sorumlusu, kim veri işleyen?

Cevap ikiye ayrılır ve ayrım önemlidir. Workinno hizmetini sağlayan şirket, sizin hesap bilgileriniz ve fatura kayıtlarınız gibi kendi topladığı verilerde veri sorumlusudur. Buna karşılık çalışma alanınıza sizin girdiğiniz müşteri, personel ve iş verilerinde veri sorumlusu sizsiniz; Workinno bu verileri yalnız sizin talimatınızla işleyen taraftır.

Pratikte bu şu demektir: müşterinizin kişisel verisini toplama amacını, saklama süresini ve hukuki dayanağını siz belirlersiniz. Müşteriniz size başvurup verisinin silinmesini isterse muhatap sizsiniz; Workinno bu talebi yerine getirmeniz için gereken araçları sağlar.

İlişkinin yazılı hâli veri işleme sözleşmesidir ve ayrı bir sayfada durur. Alt-işleyici listesi, işleme amaçları ve güvenlik taahhütleri orada sayılır. → Veri işleme sözleşmesi

Verinizin kopyasını nasıl alırsınız?

Çalışma alanının sahibi Ayarlar bölümünden bir veri paketi hazırlatabilir. Paket, bütün modüllerdeki kayıtları ayrı CSV dosyaları hâlinde ve yüklediğiniz bütün dosyaları Workinno'daki klasör düzeniyle birlikte tek bir sıkıştırılmış arşivde toplar.

Arşivin içinde ne olduğunu tahmin etmeniz gerekmez: paketin kökündeki içindekiler dosyası hangi tablonun kaç satır taşıdığını, hangilerinin pakete girmediğini ve gerekçesini listeler. Dosyaların eski sürümleri ve çöp kutusundaki dosyalar da ayrı klasörlerde gelir.

Paket arka planda hazırlanır, siz sayfayı kapatabilirsiniz; hazır olduğunda alan sahibine e-posta gönderilir. Yetki bilinçli olarak dardır: kapsam alanın bütün verisi olduğu için yöneticiler ve özel roller bu sayfayı göremez. → Veri dışa aktarma

Silme talebi işletildiğinde ne oluyor?

Silme tek adımda ve geri dönüşsüz değildir; iki ayrı pencere vardır. Çalışma alanı içinde sildiğiniz kayıtlar önce çöp kutusuna düşer ve orada 30 gün bekler. Bu süre içinde geri alabilirsiniz; süre dolduğunda kalıcı olarak silinirler. → Geri dönüşüm kutusu

Hesabınızın tamamının silinmesini istediğinizde talebinizi e-postayla onaylamanız istenir, ardından 30 gün daha beklenir. Bu bekleme bir yavaşlatma değil koruma: yanlışlıkla ya da yetkisiz açılmış bir talebi geri almanın tek yolu budur. Süre dolduğunda hesap anonim hâle getirilir.

Çalışma alanının kendisini silmek ayrı bir işlemdir ve yalnız alan sahibinin yapabileceği bir adımdır. → Çalışma alanı silme

Hangi haklara sahipsiniz?

Verisi işlenen kişi olarak hem KVKK md. 11 hem GDPR Art. 15-22 kapsamındaki haklara sahipsiniz: verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bir kopyasını alma, yanlış kaydın düzeltilmesini isteme, silinmesini isteme ve işlemeye itiraz etme.

Kaynak (birincil): KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 11 — https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6698.pdf Kaynak (birincil): GDPR, Regulation (EU) 2016/679, Art. 15-22 — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj

Bu hakların çoğunu beklemeden, uygulamanın içinden kullanırsınız: kopya almak için veri paketi, düzeltme için kaydın kendisi, silme için çöp kutusu ve hesap silme akışı. Yazılı başvuru gerektiren durumlar için başvuru adresi ve süreç KVKK aydınlatma metninde yazılıdır.

Workinno'da bu nasıl yapılır?

Üç yüzey bu konunun tamamını kapsar. Ayarlar > Veri Dışa Aktarma verinizin tam kopyasını üretir. Çöp Kutusu sildiğiniz kayıtların 30 günlük penceresini gösterir ve geri almanızı sağlar. Ayarlar > Çalışma Alanı alanın tamamını silme adımını taşır.

Yasal metinler ürünün dışında, herkese açık adreslerde durur ve sürüm geçmişiyle yayımlanır: gizlilik politikası, veri işleme sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni ve veri silme talebi.

Bu yazı bir özet ve yönlendirmedir; bağlayıcı olan yasal metinlerin kendisidir. Somut bir uyum sorusu için kendi hukuk danışmanınıza başvurun.

Sık sorulanlar

Verilerim Türkiye'de tutulmuyorsa KVKK'ya aykırı mı? Hayır. KVKK yurt dışına aktarımı yasaklamaz, koşula bağlar; belirleyici olan aktarımın hukuki dayanağı ve alınan güvenlik önlemleridir. Altyapının bulunduğu ülke ve alt-işleyici listesi gizlilik politikasında açıkça yazılıdır ki bu değerlendirmeyi yapabilesiniz.

Müşterimin verisini o isterse silebilir miyim? Evet, kaydı silersiniz ve 30 günlük çöp kutusu penceresinden sonra kalıcı olarak gider. Bu verinin sorumlusu siz olduğunuz için talebin muhatabı da sizsiniz; Workinno aracı sağlar, kararı vermez.

Ücretsiz paketteyken de veri paketi alabilir miyim? Veri dışa aktarma çalışma alanının sahibine bağlı bir haktır, pakete değil. Alan sahibiyseniz paketinizden bağımsız olarak verinizin kopyasını hazırlatabilirsiniz.

Verinizin nerede durduğunu bilerek başlamak isterseniz ücretsiz hesap açabilirsiniz.