Accordo sul Trattamento dei Dati
Oggetto e parti
Questo accordo definisce gli obblighi reciproci del cliente che utilizza Workinno e di Workinno riguardo ai dati personali trattati durante l'uso del servizio. Il cliente è titolare del trattamento e Workinno è responsabile del trattamento. Rientra nell'articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati ed è parte integrante del contratto di servizio.
Ambito del trattamento
Workinno tratta i dati personali solo per erogare il servizio. I dati trattati sono quelli che il cliente inserisce nel proprio spazio di lavoro: dati dei dipendenti, schede di clienti e fornitori, storico delle comunicazioni, documenti e scritture contabili. Il trattamento dura finché il cliente usa il servizio.
Agire solo su istruzione
Workinno non usa questi dati per scopi propri, non li vende a terzi e non li tratta a fini pubblicitari. Se sorge un obbligo di legge, informa il cliente in anticipo, salvo che la comunicazione stessa sia vietata.
Riservatezza
Ogni persona di Workinno che accede ai dati è vincolata alla riservatezza e il suo accesso è limitato a quanto richiesto dal ruolo.
Misure di sicurezza
Cifratura in transito con TLS 1.2 o superiore, Argon2id per le password, controllo degli accessi basato su ruoli e permessi, isolamento dei dati di ogni spazio di lavoro, cronologia delle attività per singolo record, backup regolari e prove di ripristino. I backup sono conservati cifrati.
Sub-responsabili
Il servizio è erogato con i fornitori elencati di seguito. Quando viene aggiunto un nuovo sub-responsabile, il cliente è informato in anticipo e può opporsi.
| Fornitore | Per cosa | Sede |
|---|---|---|
| Hetzner | Server, database e archiviazione file | Germania (Norimberga) |
| Cloudflare | Dominio, sicurezza e distribuzione | Unione Europea / USA |
| Stripe | Pagamenti | Unione Europea / USA |
| Resend | Invio email | Unione Europea / USA |
| Twilio | SMS e telefonia | Unione Europea / USA |
| Meta | WhatsApp, Instagram, Messenger e inserzioni per contatti | Unione Europea / USA |
| Collegamento calendario ed email | Unione Europea / USA | |
| Anthropic, OpenAI | Assistente di intelligenza artificiale | USA |
| Sentry | Monitoraggio errori | Unione Europea |
| Mapbox | Mappe | USA |
| MaxMind | Rilevamento posizione | USA |
Trasferimenti extra UE
I dati del cliente risiedono su un server in Germania e i documenti che carica sono conservati nello stesso Paese. Quando uno dei fornitori sopra indicati richiede un trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo, si applicano le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
Richieste degli interessati
Se una persona chiede la cancellazione, la rettifica o una copia dei propri dati, Workinno non risponde direttamente alla richiesta. La trasmette al cliente e fornisce il supporto tecnico necessario perché il cliente vi dia seguito.
Notifica delle violazioni
Quando viene a conoscenza di una violazione dei dati personali, Workinno avvisa il cliente senza ritardo e comunque entro 24 ore. La comunicazione indica la natura della violazione, i tipi di dati coinvolti e le misure adottate. Il termine è volutamente breve: al cliente restano le proprie 72 ore per notificare all'autorità di controllo.
Cancellazione e restituzione
Un record eliminato resta nel cestino 30 giorni e i file 7 giorni per impostazione predefinita, e può essere ripristinato entro tale periodo. Al termine del servizio il cliente può esportare una copia dei propri dati; su richiesta i dati vengono cancellati.
Verifiche e informazioni
Il cliente può richiedere le informazioni necessarie a verificare il rispetto di questo accordo. Workinno mantiene aggiornate le misure di sicurezza e l'elenco dei sub-responsabili.