Umowa powierzenia przetwarzania danych
Przedmiot i strony
Umowa określa wzajemne obowiązki klienta korzystającego z Workinno oraz Workinno w zakresie danych osobowych przetwarzanych podczas korzystania z usługi. Klient jest administratorem, a Workinno podmiotem przetwarzającym. Umowa mieści się w artykule 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych i stanowi integralną część umowy o świadczenie usługi.
Zakres przetwarzania
Workinno przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia usługi. Przetwarzane są dane, które klient sam wprowadza do swojej przestrzeni roboczej: informacje o pracownikach, kartoteki klientów i dostawców, historia komunikacji, dokumenty i zapisy księgowe. Przetwarzanie trwa tak długo, jak długo klient korzysta z usługi.
Działanie wyłącznie na polecenie
Workinno nie wykorzystuje tych danych do własnych celów, nie sprzedaje ich podmiotom trzecim i nie przetwarza ich w celach reklamowych. Jeśli powstanie obowiązek prawny, Workinno informuje klienta z wyprzedzeniem, chyba że sama informacja jest zabroniona.
Poufność
Każda osoba w Workinno mająca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności, a jej dostęp ogranicza się do tego, czego wymaga jej rola.
Środki bezpieczeństwa
Szyfrowanie w transmisji TLS 1.2 lub wyższe, Argon2id dla haseł, kontrola dostępu oparta na rolach i uprawnieniach, odizolowanie danych każdej przestrzeni roboczej, historia działań na poziomie rekordu, regularne kopie zapasowe i próby odtworzenia. Kopie zapasowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
Dalsze podmioty przetwarzające
Usługa jest świadczona z udziałem dostawców wymienionych poniżej. Gdy dochodzi nowy podmiot przetwarzający, klient jest informowany z wyprzedzeniem i może zgłosić sprzeciw.
| Dostawca | Do czego | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Hetzner | Serwery, baza danych i przechowywanie plików | Niemcy (Norymberga) |
| Cloudflare | Domena, bezpieczeństwo i dostarczanie | Unia Europejska / USA |
| Stripe | Płatności | Unia Europejska / USA |
| Resend | Wysyłka e-maili | Unia Europejska / USA |
| Twilio | SMS i telefonia | Unia Europejska / USA |
| Meta | WhatsApp, Instagram, Messenger i reklamy kontaktowe | Unia Europejska / USA |
| Połączenie kalendarza i poczty | Unia Europejska / USA | |
| Anthropic, OpenAI | Asystent sztucznej inteligencji | USA |
| Sentry | Monitorowanie błędów | Unia Europejska |
| Mapbox | Mapy | USA |
| MaxMind | Ustalanie lokalizacji | USA |
Przekazywanie poza UE
Dane klienta znajdują się na serwerze w Niemczech, a przesyłane przez Państwa dokumenty są przechowywane w tym samym kraju. Gdy któryś z powyższych dostawców wymaga przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosuje się standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.
Żądania osób, których dane dotyczą
Jeśli osoba zażąda usunięcia, sprostowania lub kopii swoich danych, Workinno nie odpowiada na to żądanie samodzielnie. Przekazuje je klientowi i zapewnia wsparcie techniczne potrzebne do jego realizacji.
Zgłaszanie naruszeń
Po powzięciu wiadomości o naruszeniu ochrony danych osobowych klient jest zawiadamiany bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 24 godzin. Zawiadomienie obejmuje charakter naruszenia, rodzaje danych i podjęte środki. Termin jest celowo krótki: klientowi pozostają własne 72 godziny na zgłoszenie organowi nadzorczemu.
Usuwanie i zwrot
Usunięty rekord pozostaje w koszu 30 dni, a pliki domyślnie 7 dni i w tym czasie można je przywrócić. Po zakończeniu usługi klient może wyeksportować kopię swoich danych; na żądanie dane są usuwane.
Kontrola i informacja
Klient może zażądać informacji niezbędnych do zweryfikowania przestrzegania tej umowy. Workinno utrzymuje aktualne środki bezpieczeństwa i listę dalszych podmiotów przetwarzających.