Prowadźcie przychody i wydatki
na jednej liście.

Przychody i wydatki leżą na tej samej liście: data, rodzaj, stan, źródło, opis, kategoria, konto, strona i kwota mieszczą się w jednym wierszu. Nie ma osobnego pliku na przychody i osobnego na wydatki, więc na koniec miesiąca nie ma czego scalać. Całe pieniądze widać z jednego ekranu.

Każdy wpis niesie stan: odebrane, zapłacone, należność, do zapłaty i przelane. Należności i płatności po terminie są dodatkowo oznaczane jako zaległe. Odbiór oczekującego wpisu zaznacza się w wierszu; wpis staje się zrealizowany i wchodzi do salda konta.

Należność dostaje ostatni dzień odbioru, wydatek ostatni dzień zapłaty. Wpisy po tym dniu filtrują się osobno jako zaległe, więc nie trzeba przeczesywać listy, żeby znaleźć, kto się spóźnia. Spóźniona wpłata nie umyka.

Przychody, wydatki, należności, zobowiązania i zaległości czekają jako plakietki w pasku wyszukiwania. Lejek otwiera filtry szczegółowe: okres, klient, osoba z zespołu i projekt. Do szukanego wycinka prowadzą dwa kliknięcia.

Nowy wpis zbiera konto, kwotę, datę, kategorię, opis, termin i numer dokumentu w jednym oknie. Wybiera się, czy to przychód, wydatek czy przelew; jeśli kategoria wymaga strony, wybór klienta albo pracownika pojawia się sam. Założenie wpisu kończy się w jednym oknie.

Fakturę i potwierdzenie dołącza się do środka wpisu, a dokument leży obok kwoty. Szukanie dowodu płatności nie znaczy już przekopywania folderów; wystarczy otworzyć wpis. Dokument przechowuje się razem z kwotą, do której należy.

Na stałych wpisach jak czynsz, abonament i pensja włącza się powtarzanie i ustala rytm tygodniowy, miesięczny albo roczny oraz jego koniec. Przyszłe wpisy powstają od razu i już dziś widać na liście zobowiązania i należności nadchodzących miesięcy. Ten sam wpis nie jest wpisywany co miesiąc od nowa.

Przy przenoszeniu pieniędzy z kasy do banku otwiera się przelew i wybiera konto źródłowe i docelowe. Jeśli konta są w różnych walutach, wpisuje się też kwotę otrzymaną; oba salda zostają właściwe. Przeniesione pieniądze widać poprawnie po obu stronach.

Każde miejsce, w którym leżą Państwa pieniądze, zakłada się jako konto: kasa, konto bankowe, karta, portfel kryptowalutowy albo portfel elektroniczny. Każde konto ma nazwę, rodzaj, walutę i kolor, a na jego karcie stoi bieżące saldo. Na jednym ekranie widać, gdzie ile leży.

Saldo liczy się tylko z wpisów odebranych i zapłaconych. Oczekujące należności i długi go nie nadymają, zbierają się na własnej karcie; dzięki temu pieniądze posiadane nie mylą się z tymi, na które się czeka. Decyzja o zapłacie zapada na prawdziwej liczbie.

Kategorie przychodów i wydatków buduje się samodzielnie: przychód ze sprzedaży, przychód z usług, czynsz, rachunki, pensja zespołu. Kategoria dostaje nazwę i w razie potrzeby wymaga wyboru klienta albo pracownika; podział w raportach idzie za tymi kategoriami. Raporty mówią językiem Państwa własnej pracy.

Kategoria niesie rodzaj strony: ta, która prosi o klienta, pokazuje wybór klientów, a ta, która prosi o zespół, wybór pracowników. Wpis czepia się karty tej osoby, a historia płatności klienta zbiera się na jego stronie. Zwyczaj płatniczy klienta czyta się z jego karty.

Z wiersza oczekującej należności wysyła się klientowi dane do płatności: e-mailem, SMS-em albo przez WhatsApp. Tekst, który wyjdzie, jest widoczny i w razie potrzeby zmieniany; link do strony płatności dokłada się sam. Do przypomnienia nie trzeba drugiego narzędzia.

Klient dostaje jeden link na to, co jest winien. Na otwartej stronie widzi kwotę, termin i Państwa dane konta i wgrywa tam potwierdzenie; po Państwa stronie widać kroki wysłane, otwarte, potwierdzenie przyszło i zapłacone. Etap płatności wiadomo bez pytania.

Na należności z terminem włącza się automatyczne przypomnienie i wybiera kanał. Tydzień przed, dzień przed, w sam dzień i gdy tylko jest po terminie, przypomnienie wychodzi e-mailem, SMS-em albo przez WhatsApp; nikt za tym nie biega. Pilnowanie terminów nie zajmuje nikomu dnia.

Skąd komu idzie płatność, zostaje zapisane. Konto bankowe, portfel kryptowalutowy i portfel elektroniczny klienta albo pracownika zostają zapisane; przy płaceniu nie trzeba szukać danych konta. W dniu płatności nikt nie szuka numeru konta.

Karta raportu pokazuje przychód, wydatek i wynik miesiąca; przy plusie pojawia się plakietka zysku, przy minusie straty. Oczekujące należności i długi stoją pod tą samą kartą. Jak poszedł miesiąc, widać na jednej karcie.

Widać z kwotą i udziałem, na jakie pozycje rozkładają się przychody i wydatki; wpisy bez kategorii liczone są osobno. Podział na konta daje dla każdego konta sumę wpływów i wypływów. Widać pozycja po pozycji, dokąd poszły pieniądze.

Przychody jeszcze nieodebrane i wydatki jeszcze niezapłacone zbierają się na własnej karcie. Na koniec miesiąca jednym spojrzeniem widać, ile pieniędzy czeka i ile jest do zapłaty. Plan gotówki przestaje być zgadywaniem.

Wpis przypisuje się do projektu, a w części przychodów i wydatków projektu pojawiają się karty przychodu całkowitego, wydatku całkowitego i zysku netto. Ponieważ do tych kart wchodzą tylko operacje zrealizowane, zysk pracy widać prawdziwą liczbą. Która praca zarobiła, nie zostaje przedmiotem sporu.

Wpisy, których źródłem jest sprzedaż, widać na liście razem z tym źródłem. Nie trzeba nikogo pytać, skąd wzięła się kwota; z wiersza przechodzi się do sprzedaży. Źródło kwoty zawsze jest jasne.

Konta mogą być w różnych walutach. Każdy wpis przy zakładaniu przeliczany jest na walutę główną Państwa przestrzeni pracy; a ponieważ karty podsumowania wychodzą w jednej walucie, sumy nigdy się nie mieszają. Sumy czyta się w jednej walucie.

Wpisy pobiera się ze strony Raportów w Excelu albo CSV. Nagłówki i wartości pliku przychodzą w Państwa języku, więc zestawienia dla księgowej nie trzeba składać ręcznie. Plik dla księgowej wychodzi gotowy.

Która kolumna się pokazuje i w jakiej kolejności, decydują Państwo. Sortowanie idzie po dacie, kwocie albo terminie, a kolumna daty zostaje na miejscu przy przewijaniu w bok. Lista dopasowuje się do Państwa sposobu patrzenia.

Zespół nie musi widzieć pensji. Kto nie ma uprawnienia do listy płac, w ogóle nie widzi wierszy pensji, premii i zaliczki; w raporcie widzi tylko jeden wiersz sumy, bez niczyjej liczby. Dane płacowe zostają w księgowości, nie otwierając się zespołowi.

Oglądanie i edycja przychodów i wydatków nadawane są rolom po kolei. Cały zespół nie musi widzieć obrotu; wybiera się, kto może wprowadzać wpisy, a kto tylko czyta. Obrót nie otwiera się temu, kto go nie potrzebuje.

Zaliczka wypłacona pracownikowi nie ginie z oczu. Zaliczkę się zapisuje; gdy pensja tego miesiąca zostaje oznaczona jako zapłacona, sama schodzi z kwoty netto i drugi raz nie schodzi. To, że zaliczka schodzi z pensji, jest zapisane.

Nazbieranych wpisów nie trzeba otwierać po jednym. Zaznacza się kilka i przestawia je wszystkie na odebrane albo kasuje; skasowane przez pomyłkę wraca z kosza. Nazbierane wpisy zamyka się jednym ruchem.

Faktury za abonament wystawione Państwa przestrzeni pracy są na osobnej stronie i pobierają się w PDF. Nie mieszają się na tej samej liście co własne wpisy. Państwa księgowość nie plącze się z abonamentem.