Podłączcie skrzynkę pocztową
do przestrzeni roboczej.

Podłącza się Gmail, Outlook i Microsoft 365, iCloud oraz każdego dostawcę obsługującego IMAP. Nie bierze się nowego adresu: ten używany od lat otwiera się wewnątrz Workinno. Klienci piszą dalej na dotychczasowy adres.

Przy dodawaniu konta połączenie jest naprawdę próbowane. Jeśli hasło albo adres serwera są złe, wpis nie powstaje; „dodałem, ale nie działa” się nie zdarza. Że połączenie trzyma, wiadomo przed pierwszym listem.

Dane konta są przechowywane zaszyfrowane kluczem należącym do Państwa przestrzeni roboczej. Haseł nie trzeba przekazywać koleżankom i kolegom. Dostęp do wspólnej skrzynki to sprawa uprawnień, nie hasła.

Własny adres widzą tylko Państwo. Skrzynki wspólne, takie jak informacja i wsparcie, dzieli się z zespołem, a wejście z danym prawem ustala się osobno. Osobista korespondencja nie miesza się z zespołową.

Do wspólnej skrzynki można dodać cały zespół, nie tylko pojedyncze osoby. Kto dołączy do zespołu później, dostaje dostęp sam. Gdy skład się zmienia, listy dostępu nie poprawia się ręcznie.

Poczta ze wszystkich dostępnych kont płynie jedną wspólną listą. Co przyszło rano, widać jednym spojrzeniem, bez chodzenia od konta do konta. Dzień układa się z jednej listy.

Gdy tylko dostawca da znać, list pojawia się na liście. Nawet jeśli połączenie się zerwie, sprawdzenie co pięć minut zamyka lukę. Czekający klient nie zostaje godzinami bez odpowiedzi.

Układ folderów u dostawcy widać dokładnie taki, jaki jest. Założenie folderu albo przeniesienie listu w Workinno zapisuje się także u dostawcy. Porządek po obu stronach zostaje ten sam.

Oznaczyć jako przeczytane, dać gwiazdkę, zarchiwizować, wyrzucić albo przenieść do folderu: pojedynczo albo naraz dla setek wybranych. Wynik dociera także do dostawcy. Zapchana skrzynka porządkuje się szybko.

Szuka się po nadawcy, odbiorcy i temacie; filtruje nieprzeczytane, z gwiazdką albo z załącznikiem. Można podać też zakres dat. Korespondencja sprzed miesięcy znajduje się w kilka minut.

Do wyboru jest odpowiedź, odpowiedź wszystkim albo przekazanie dalej. Cała wymiana trzyma się w jednym wątku; kto co i kiedy napisał, widać po kolei. Historia rozmowy stoi przed oczami w chwili pisania odpowiedzi.

W trakcie pisania szkic zapisuje się co kilka sekund i trafia też do folderu szkiców u dostawcy. Nawet gdy karta się zamknie, napisane nie przepada. Niedokończony list ciągnie się dalej na innym urządzeniu.

Po naciśnięciu wyślij zostaje dziesięć sekund na zmianę zdania. Anulowanie w tym czasie sprawia, że list nigdy nie dotrze na drugą stronę. Pośpieszna wysyłka nie zamienia się w trwały błąd.

Wgrywa się z komputera albo wybiera spośród własnych plików w Workinno. Załączniki sięgają łącznie dwudziestu pięciu megabajtów i są sprawdzane przed wysłaniem. Dokument dołącza się bez wychodzenia z Workinno.

Na każde konto przypada kilka podpisów, a jeden jest domyślny. Gdy zmienia się adres wysyłki, zmienia się i podpis. Żaden list nie wychodzi z niewłaściwym podpisem.

Zewnętrzne obrazy w liście nie wczytują się bez wyraźnej zgody, a treść pokazywana jest oczyszczona. Otwarcie listu nie daje nadawcy żadnego sygnału. Otworzyć list to nie ślad, po którym można iść.

Jeśli adres przychodzącego listu zgadza się z kartoteką klienta, korespondencja sama łączy się z tą osobą i jej firmą. Nie trzeba przypominać sobie, kto pisał. Wymiana sama trafia do właściwej kartoteki.

Kartoteka klienta ma zakładkę Listy, a tam leży cała dotychczasowa wymiana z tą firmą. Przed spotkaniem wystarczy zajrzeć w jedno miejsce. Rozmowa zaczyna się z wiedzą, na czym stanęło.

Na liście klientów albo w karcie osoby wystarczy kliknąć adres, a okno pisania otwiera się z wypełnionym odbiorcą. Adresów się nie przekleja. Napisanie na zły adres przestaje być możliwe.

Każda korespondencja we wspólnej skrzynce dostaje właściciela; idzie od nieprzypisanej przez przypisaną i odpowiedzianą po zamkniętą. Kto się zajmie, nie jest przedmiotem sporu. Dwie osoby nie piszą temu samemu klientowi osobnych odpowiedzi.

Pod korespondencją zostaje notatka dla kolegi, a wymienienie imienia zwraca jego uwagę. Klient tej notatki nie widzi. Rozmowa w zespole zostaje wewnątrz wymiany.

Buduje się reguły patrzące na nadawcę, temat albo obecność załącznika. Reguły idą po kolei, a przy każdym liście widać, która go dotknęła. Skrzynka porządkuje się sama.

Reguła nie tylko układa: łączy list z klientem, otwiera zadanie w wybranym projekcie i przypisuje je koleżance. Przychodząca prośba sama staje się pracą. Między prośbą a pracą nie zostaje kroku do zrobienia ręcznie.

Świeżo utworzoną regułę stosuje się jednym przyciskiem do listów już nagromadzonych w skrzynce. Tysiąca listów nie trzeba przesiewać ręcznie. Nowy porządek sięga też starej sterty.

Skrzynka oznaczona jako skrzynka wsparcia zamienia przychodzący list klienta w zgłoszenie. Odpowiedź zespołu wychodzi z tego samego adresu, wewnątrz tej samej wymiany. Klient nie zauważa przejścia do systemu wsparcia.

Nowy list, przypisana korespondencja i wymienienie imienia w notatce wewnętrznej zgłaszane są osobno. W centrum powiadomień poczta zbiera się pod własnym nagłówkiem. Widać, skąd przyszło każde powiadomienie.

Jeśli hasło się zmieniło, dostawca odrzuca już pierwszą próbę; Workinno nie czeka, wstrzymuje konto i daje znać. Przy przejściowym kłopocie z łączem próbuje sam. Listy nie giną po cichu.

Ustala się, jak długo poczta zostaje w Workinno: dziewięćdziesiąt dni, rok, dwa lata albo bez ograniczenia. Przeterminowanych wpisów nie trzeba sprzątać ręcznie. Okres przechowywania idzie za polityką firmy.

We wspólnej skrzynce są trzy role: ten, kto tylko czyta, ten, kto pisze odpowiedzi, i ten, kto zarządza skrzynką. Zakładanie wspólnego konta i dodawanie osób należy do zarządzających. Wspólna skrzynka nigdy nie zostaje bez właściciela.