Colleghi la casella e-mail
al suo spazio di lavoro.

Si collegano Gmail, Outlook e Microsoft 365, iCloud e qualunque fornitore che supporti IMAP. Non prende un indirizzo nuovo: quello che usa da anni si apre dentro Workinno. I suoi clienti continuano a scrivere all'indirizzo di sempre.

Mentre si aggiunge l'account il collegamento viene davvero tentato. Se la password o l'indirizzo del server sono sbagliati non nasce alcun record; il «l'ho aggiunto ma non funziona» non capita. Sa che il collegamento regge prima del primo messaggio.

I dati dell'account vengono conservati cifrati con una chiave propria del suo spazio di lavoro. Non deve passare password ai colleghi. L'accesso alla casella comune è una questione di permessi, non di password.

Il suo indirizzo lo vede solo lei. Le caselle comuni come info e assistenza le condivide con il gruppo, e sceglie chi entra con quale permesso. La corrispondenza personale non si mescola con quella del gruppo.

Alla casella condivisa può aggiungere un gruppo intero, non solo singole persone. Chi entra nel gruppo dopo riceve l'accesso da solo. Quando il gruppo cambia, l'elenco degli accessi non si aggiorna a mano.

La posta di tutti gli account a cui arriva scorre in un unico elenco. Vede a colpo d'occhio cosa è arrivato la mattina, senza girare da un account all'altro. Costruisce la giornata da un solo elenco.

Appena il fornitore avvisa, il messaggio compare nel suo elenco. Anche se il collegamento salta, un controllo ogni cinque minuti chiude il buco. Un cliente in attesa non resta ore senza risposta.

L'ordine delle cartelle presso il fornitore si vede tale e quale. Quando crea una cartella o sposta un messaggio in Workinno, il cambiamento viene scritto anche dal fornitore. L'ordine resta uguale dalle due parti.

Segnare come letto, mettere la stella, archiviare, buttare o spostare in una cartella: uno per uno, oppure per le centinaia che ha selezionato. Il risultato raggiunge anche il fornitore. Una casella accumulata si rimette a posto in fretta.

Cerca per mittente, destinatario e oggetto; filtra i non letti, quelli con la stella o quelli con allegato. Si può dare anche un intervallo di date. Uno scambio di mesi fa si ritrova in pochi minuti.

Risponde, risponde a tutti o inoltra. L'intero scambio resta in un solo filo; chi ha scritto cosa e quando si vede in ordine. La storia della conversazione le sta davanti mentre scrive la risposta.

Mentre scrive, la bozza viene salvata ogni pochi secondi e cade anche nella cartella bozze del fornitore. Anche se chiude la scheda, quello che ha scritto non si perde. Un messaggio a metà si riprende da un altro dispositivo.

Dopo aver premuto invia può ripensarci per dieci secondi. Se annulla in quel tempo, il messaggio non arriva mai all'altra parte. Un invio affrettato non diventa un errore definitivo.

Carica dal computer o sceglie tra i suoi file in Workinno. Il totale degli allegati arriva fino a venticinque megabyte e viene analizzato prima dell'invio. Il documento si allega senza uscire da Workinno.

Tiene più firme per ogni account e ne segna una come predefinita. Quando cambia l'indirizzo di invio, cambia anche la firma. Nessun messaggio parte con la firma sbagliata.

Le immagini esterne di un messaggio non vengono caricate finché non lo chiede, e il corpo viene mostrato ripulito. Aprire un messaggio non manda alcun segnale al mittente. Aprire un messaggio non è una traccia che si possa seguire.

Se l'indirizzo del messaggio in arrivo coincide con la scheda cliente, lo scambio si collega da solo a quella persona e alla sua azienda. Non state a ricordare chi ha scritto. Lo scambio cade da solo sulla scheda giusta.

La scheda cliente ha una scheda Messaggi, e lì sta tutto lo scambio avuto finora con quell'azienda. Prima di un incontro guarda in un posto solo. Entra nel colloquio sapendo dove era rimasto.

Nell'elenco clienti o su una scheda membro clicca l'indirizzo e la finestra di scrittura si apre con il destinatario già inserito. Non copia e incolla indirizzi. Scrivere all'indirizzo sbagliato smette di essere possibile.

Ogni scambio della casella condivisa viene assegnato a qualcuno; avanza da non assegnato ad assegnato, risposto e chiuso. Chi se ne occupa non si discute. Due persone non scrivono risposte separate allo stesso cliente.

Sotto lo scambio lascia una nota a un collega e ne richiama l'attenzione nominandolo. Il cliente quella nota non la vede. Il discorso interno resta dentro lo scambio.

Costruite regole che guardano il mittente, l'oggetto o la presenza di un allegato. Le regole girano in ordine e su ogni messaggio si vede quale regola lo ha toccato. La casella si mette in ordine da sola.

Una regola non archivia soltanto: collega il messaggio al cliente, apre un'attività nel progetto scelto e la assegna a un collega. Una richiesta in arrivo diventa lavoro da sola. Tra la richiesta e il lavoro non resta alcun passo da fare a mano.

La regola appena creata si applica con un pulsante alla posta già accumulata. Non setaccia mille messaggi a mano. Il nuovo ordine raggiunge anche il vecchio mucchio.

Se segna una casella come casella di assistenza, la posta del cliente in arrivo diventa una richiesta di assistenza. La risposta del gruppo parte dallo stesso indirizzo, dentro lo stesso scambio. Il cliente non si accorge che è passato a un sistema di assistenza.

Un messaggio nuovo, uno scambio assegnato a lei e il suo nome citato in una nota interna vengono segnalati separatamente. Nel centro notifiche la posta si raccoglie sotto un titolo proprio. Capisce da dove arriva ogni segnalazione.

Se la sua password è cambiata, il provider rifiuta già il primo tentativo; Workinno mette in pausa l'account senza aspettare e glielo dice. Per un guasto di collegamento passeggero riprova da solo. Non perde posta in silenzio.

Decide quanto la posta resta in Workinno: novanta giorni, un anno, due anni o senza limite. I record scaduti non li ripulisce a mano. La durata segue la politica della sua azienda.

Nella casella condivisa ci sono tre ruoli: chi legge soltanto, chi scrive le risposte e chi amministra la casella. Aprire un account condiviso e aggiungere membri spetta a chi amministra. Una casella comune non resta mai senza responsabile.