Reliez votre compte e-mail
à votre espace de travail.

Gmail, Outlook et Microsoft 365, iCloud et tout fournisseur qui prend en charge IMAP se relient. Vous ne prenez pas une nouvelle adresse : celle que vous utilisez depuis des années s'ouvre dans Workinno. Vos clients continuent d'écrire à l'adresse habituelle.

Au moment d'ajouter le compte, la connexion est réellement tentée. Si le mot de passe ou l'adresse du serveur est faux, aucun enregistrement n'est créé ; le « je l'ai ajouté mais ça ne marche pas » n'existe pas. Vous savez que la connexion tient avant le premier message.

Vos informations de compte sont conservées chiffrées avec une clé propre à votre espace de travail. Vous n'avez pas à partager de mots de passe avec vos collègues. L'accès à la boîte commune est une affaire de droits, pas de mot de passe.

Votre propre adresse n'est visible que par vous. Les boîtes communes comme info et support, vous les partagez avec l'équipe et vous choisissez qui entre avec quel droit. Votre correspondance personnelle ne se mélange pas à celle de l'équipe.

À la boîte partagée vous pouvez ajouter une équipe entière, pas seulement des personnes. Celui qui rejoint l'équipe ensuite obtient l'accès tout seul. Quand l'équipe change, la liste d'accès ne se met pas à jour à la main.

Le courrier de tous les comptes auxquels vous avez accès coule dans une liste unique. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui est arrivé le matin, sans passer de compte en compte. Vous bâtissez votre journée depuis une seule liste.

Dès que votre fournisseur prévient, le message apparaît dans votre liste. Même si la connexion se coupe, un contrôle toutes les cinq minutes comble le trou. Un client en attente ne reste pas des heures sans réponse.

L'organisation des dossiers chez votre fournisseur s'affiche telle qu'elle est. Quand vous créez un dossier ou déplacez un message dans Workinno, le changement est écrit aussi chez le fournisseur. L'ordre reste le même des deux côtés.

Marquer comme lu, mettre une étoile, archiver, jeter ou déplacer vers un dossier : un par un, ou pour les centaines de messages que vous avez sélectionnés. Le résultat atteint aussi votre fournisseur. Une boîte encombrée se range vite.

Vous cherchez par expéditeur, destinataire et objet ; vous filtrez les non lus, ceux avec une étoile ou ceux qui portent une pièce jointe. Une période est possible aussi. Un échange vieux de plusieurs mois se retrouve en quelques minutes.

Vous répondez, répondez à tous ou transférez. L'échange entier tient dans un seul fil ; qui a écrit quoi et quand se voit dans l'ordre. L'histoire de la conversation est devant vous pendant que vous rédigez.

Pendant que vous écrivez, le brouillon est enregistré toutes les quelques secondes et tombe aussi dans le dossier brouillons de votre fournisseur. Même si l'onglet se ferme, ce que vous avez écrit n'est pas perdu. Un message à moitié fait se reprend sur un autre appareil.

Après avoir cliqué sur envoyer, vous pouvez changer d'avis pendant dix secondes. Si vous annulez dans ce délai, le message n'atteint jamais l'autre côté. Un envoi précipité ne devient pas une erreur définitive.

Vous téléversez depuis votre ordinateur ou choisissez parmi vos fichiers dans Workinno. Le total des pièces jointes va jusqu'à vingt-cinq mégaoctets et il est analysé avant l'envoi. Le document se joint sans sortir de Workinno.

Vous gardez plusieurs signatures par compte et vous en désignez une par défaut. Quand l'adresse d'envoi change, la signature change avec elle. Aucun message ne part avec la mauvaise signature.

Les images externes d'un message ne se chargent pas tant que vous ne le demandez pas, et le corps s'affiche nettoyé. Ouvrir un message n'envoie aucun signal à l'expéditeur. Ouvrir un message n'est pas une trace qu'on peut suivre.

Si l'adresse d'un message entrant correspond à votre fiche client, l'échange se rattache tout seul à cette personne et à sa société. Vous n'essayez pas de vous rappeler qui a écrit. L'échange tombe tout seul sur la bonne fiche.

La fiche client a un onglet Messages, et tout l'échange mené jusqu'ici avec cette société s'y trouve. Avant une réunion vous regardez à un seul endroit. Vous entrez dans le rendez-vous en sachant où vous en étiez restés.

Dans la liste des clients ou sur une fiche de membre vous cliquez sur l'adresse e-mail, et la fenêtre de rédaction s'ouvre avec le destinataire déjà rempli. Vous ne copiez plus d'adresses. Écrire à la mauvaise adresse devient impossible.

Chaque échange de la boîte partagée est attribué à quelqu'un ; il avance de non attribué à attribué, répondu puis clos. Qui s'en occupe ne se discute pas. Deux personnes n'écrivent pas deux réponses séparées au même client.

Sous l'échange vous laissez une note à un collègue et vous attirez son attention en le nommant. Le client ne voit pas cette note. La discussion interne reste dans l'échange.

Vous montez des règles qui regardent l'expéditeur, l'objet ou la présence d'une pièce jointe. Les règles s'exécutent dans l'ordre, et la règle qui a touché un message est indiquée dessus. La boîte se range toute seule.

Une règle ne fait pas que classer : elle rattache le message au client, ouvre une tâche dans le projet choisi et l'attribue à un collègue. Une demande entrante devient du travail toute seule. Entre la demande et le travail il ne reste aucun pas à faire à la main.

La règle que vous venez de créer s'applique d'un bouton aux messages déjà accumulés. Vous ne triez pas mille messages à la main. Le nouvel ordre atteint aussi l'ancien tas.

Marquez une boîte comme boîte de support et le courrier client entrant devient une demande de support. La réponse de votre équipe part de la même adresse, dans le même échange. Le client ne remarque pas que vous êtes passé à un système de support.

Un nouveau message, un échange qui vous est attribué et la mention de votre nom dans une note interne sont signalés séparément. Dans le centre de notifications, l'e-mail se regroupe sous son propre titre. Vous distinguez d'où vient chaque notification.

Si votre mot de passe a changé, le fournisseur refuse dès le premier essai ; Workinno met le compte en pause sans attendre et vous prévient. Pour un ennui de connexion passager, il réessaie tout seul. Vous ne ratez pas de courrier en silence.

Vous fixez combien de temps le courrier reste dans Workinno : quatre-vingt-dix jours, un an, deux ans ou sans limite. Les enregistrements expirés ne se nettoient pas à la main. La durée suit la politique de votre société.

La boîte partagée a trois rôles : celui qui lit seulement, celui qui écrit les réponses et celui qui administre la boîte. Ouvrir un compte partagé et ajouter des membres revient aux administrateurs. Une boîte commune ne reste jamais sans propriétaire.