اربطوا حساب بريدكم
بمساحة عملكم.

يُربط Gmail وOutlook وMicrosoft 365 وiCloud وأي مزوّد يدعم IMAP. لا تأخذون عنوانًا جديدًا: العنوان الذي تستعملونه منذ سنوات يُفتح داخل Workinno. ويواصل عملاؤكم الكتابة إلى العنوان المعتاد.

عند إضافة الحساب يُجرَّب الاتصال فعلًا. فإن كانت كلمة المرور أو عنوان الخادم خطأ لا ينشأ سجل؛ ولا تقع حالة «أضفتُه ولا يعمل». وتعرفون أن الاتصال قائم قبل وصول أول رسالة.

تُحفظ بيانات حسابكم مشفّرة بمفتاح خاص بمساحة عملكم. ولا حاجة لتمرير كلمات المرور إلى زملائكم. فالدخول إلى الصندوق المشترك مسألة صلاحية لا مسألة كلمة مرور.

عنوانكم الخاص ترونه وحدكم. أما الصناديق المشتركة كالمعلومات والدعم فتتقاسمونها مع الفريق، وتختارون من يدخل وبأي صلاحية. فلا تختلط مراسلاتكم الشخصية بمراسلات الفريق.

إلى الصندوق المشترك يمكنكم إضافة فريق كامل لا أفرادًا فحسب. ومن ينضم إلى الفريق لاحقًا ينال الصلاحية وحده. وحين يتغير الفريق لا تُحدَّث قائمة الصلاحيات يدويًا.

رسائل كل الحسابات التي تصلون إليها تجري في قائمة واحدة. فترون بنظرة واحدة ما وصل صباحًا دون التنقل من حساب إلى حساب. وتبنون يومكم من قائمة واحدة.

ما إن يُخبر المزوّد حتى تظهر الرسالة في قائمتكم. وإن انقطع الاتصال بشكل ما، يسدّ فحصٌ كل خمس دقائق الفجوة. فلا يبقى العميل المنتظر ساعات بلا رد.

ترتيب المجلدات عند مزوّدكم يظهر كما هو تمامًا. وحين تنشئون مجلدًا أو تنقلون رسالة في Workinno يُكتب التغيير عند المزوّد أيضًا. فيبقى الترتيب واحدًا على الجانبين.

وضع علامة مقروء، أو نجمة، أو الأرشفة، أو الرمي، أو النقل إلى مجلد؛ واحدةً واحدة أو دفعةً للمئات التي اخترتموها. والنتيجة تصل مزوّدكم أيضًا. فيُرتَّب الصندوق المتراكم في وقت قصير.

تبحثون حسب المرسِل والمستلم والموضوع؛ وتصفّون غير المقروء أو ما عليه نجمة أو ما يحمل مرفقًا. ويمكن إعطاء مدى زمني أيضًا. فتجدون مراسلة قديمة من أشهر خلال دقائق.

تردّون أو تردّون على الجميع أو تحوّلون. وتبقى المراسلة كلها في خيط واحد؛ فيظهر من كتب ماذا ومتى بالترتيب. وتاريخ الحديث أمام أعينكم وأنتم تكتبون الرد.

أثناء الكتابة تُحفظ المسودة كل بضع ثوانٍ وتسقط أيضًا في مجلد المسودات عند مزوّدكم. وحتى لو أُغلقت اللسان لا يضيع ما كتبتم. فتتابعون رسالة نصف مكتوبة من جهاز آخر.

بعد الضغط على إرسال يمكنكم التراجع طوال عشر ثوانٍ. وإن ألغيتم خلالها لا تصل الرسالة إلى الطرف الآخر أبدًا. فلا يتحول إرسال متعجّل إلى خطأ دائم.

ترفعون من حاسوبكم أو تختارون من ملفاتكم في Workinno. ويصل مجموع المرفقات إلى خمسة وعشرين ميغابايت ويُفحص قبل الإرسال. فيُرفق المستند دون أن يخرج من Workinno.

تحفظون عدة توقيعات لكل حساب وتجعلون أحدها الافتراضي. وحين يتغير عنوان الإرسال يتغير التوقيع معه. فلا تخرج رسالة بتوقيع خاطئ.

الصور الخارجية في الرسالة لا تُحمّل ما لم تطلبوا، ويُعرض المتن بعد تنظيفه. وفتح الرسالة لا يرسل إشارة إلى المرسِل. ففتح الرسالة ليس أثرًا يمكن تتبّعه.

إن طابق عنوان الرسالة الواردة بطاقة العميل، ارتبطت المراسلة وحدها بذلك الشخص وبشركته. فلا تحاولون تذكّر من كتب. وتسقط المراسلة وحدها في بطاقة العميل الصحيح.

في بطاقة العميل تبويب الرسائل، وفيه كل ما جرى مع تلك الشركة حتى اليوم. فتنظرون قبل الاجتماع في مكان واحد. وتدخلون اللقاء وأنتم تعرفون أين توقفتم.

في قائمة العملاء أو في بطاقة عضو تنقرون على عنوان البريد فتُفتح نافذة الكتابة والمستلم مملوء سلفًا. فلا تنسخون العناوين وتلصقونها. ويزول احتمال الكتابة إلى العنوان الخطأ.

تُسندون كل مراسلة في الصندوق المشترك إلى أحدهم؛ فتمضي من غير مُسندة إلى مُسندة ثم مُجاب عليها ثم مغلقة. فلا يُتنازع في من يتولّاها. ولا يكتب شخصان ردّين منفصلين للعميل نفسه.

أسفل المراسلة تتركون ملاحظة لزميل وتلفتون انتباهه بذكر اسمه. ولا يرى العميل تلك الملاحظة. فيبقى حديث الفريق داخل المراسلة.

تنشئون قواعد تنظر إلى المرسِل أو الموضوع أو وجود مرفق. وتعمل القواعد بالترتيب، ويظهر على كل رسالة أي قاعدة مسّتها. فيرتّب الصندوق نفسه بنفسه.

القاعدة لا ترتّب فحسب: تربط الرسالة بالعميل وتفتح مهمة في المشروع الذي اخترتموه وتُسندها إلى زميل. فيتحول الطلب الوارد إلى عمل وحده. ولا تبقى بين الطلب والعمل خطوة تُقطع باليد.

القاعدة التي أنشأتموها للتو تُطبَّق بزر واحد على الرسائل المتراكمة في صندوقكم. فلا تنخلون ألف رسالة يدويًا. ويصل النظام الجديد إلى الكومة القديمة أيضًا.

إن وسمتم صندوقًا بأنه صندوق دعم صار بريد العميل الوارد طلب دعم. وتخرج إجابة فريقكم من العنوان نفسه وداخل المراسلة نفسها. ولا يلاحظ العميل أنكم انتقلتم إلى نظام دعم.

الرسالة الجديدة، والمراسلة المُسندة إليكم، وذكر اسمكم في ملاحظة داخلية تُبلَّغ كلٌّ على حدة. وفي مركز التنبيهات يتجمع البريد تحت عنوان خاص به. فتميّزون من أين جاء كل تنبيه.

إن تغيّرت كلمة مروركم رفض المزوّد المحاولة الأولى؛ ولا ينتظر Workinno بل يوقف الحساب مؤقتًا ويخبركم. أما عطل الاتصال العابر فيعيد المحاولة وحده. فلا تفوتكم الرسائل بصمت.

تحددون كم تبقى الرسائل في Workinno: تسعين يومًا أو سنة أو سنتين أو بلا حد. ولا تحتاجون إلى تنظيف السجلات المنتهية يدويًا. وتتبع مدة الحفظ سياسة شركتكم.

في الصندوق المشترك ثلاثة أدوار: من يقرأ فقط، ومن يكتب الردود، ومن يدير الصندوق. وفتح حساب مشترك وإضافة الأعضاء من شأن المديرين. فلا يبقى الصندوق المشترك بلا صاحب.