Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto
mit Ihrem Arbeitsbereich.

Gmail, Outlook und Microsoft 365, iCloud und jeder Anbieter mit IMAP lassen sich verbinden. Sie bekommen keine neue Adresse; die, die Sie seit Jahren nutzen, öffnet sich in Workinno. Ihre Kundinnen schreiben weiter an die gewohnte Adresse.

Beim Hinzufügen des Kontos wird die Verbindung wirklich versucht. Stimmt das Passwort oder die Serveradresse nicht, entsteht kein Eintrag; „hinzugefügt, tut aber nichts“ gibt es nicht. Dass die Verbindung steht, wissen Sie vor der ersten Mail.

Ihre Kontodaten werden mit einem Schlüssel verschlüsselt gespeichert, der zu Ihrem Arbeitsbereich gehört. Passwörter müssen Sie mit Ihren Kolleginnen nicht teilen. Der Zugang zum gemeinsamen Postfach ist eine Frage der Rechte, nicht des Passworts.

Ihre eigene Adresse sieht nur Sie. Gemeinsame Postfächer wie Info und Support teilen Sie mit dem Team, und wer mit welchem Recht hineinkommt, wählen Sie. Ihr persönlicher Schriftwechsel vermischt sich nicht mit dem des Teams.

Dem geteilten Postfach fügen Sie nicht nur einzelne Personen, sondern auch ein ganzes Team hinzu. Wer später ins Team kommt, bekommt den Zugang von selbst. Ändert sich das Team, wird die Zugangsliste nicht von Hand gepflegt.

Die Post aller Konten, die Sie erreichen, läuft in einer gemeinsamen Liste zusammen. Was morgens angekommen ist, sehen Sie auf einen Blick, ohne von Konto zu Konto zu gehen. Sie bauen Ihren Tag aus einer einzigen Liste.

Sobald Ihr Anbieter Bescheid gibt, erscheint die Mail in Ihrer Liste. Reißt die Verbindung doch einmal ab, schließt eine Prüfung alle fünf Minuten die Lücke. Eine wartende Kundin bleibt nicht stundenlang ohne Antwort.

Die Ordnerstruktur bei Ihrem Anbieter erscheint genau so, wie sie ist. Legen Sie in Workinno einen Ordner an oder verschieben eine Mail, wird die Änderung auch beim Anbieter geschrieben. Die Ordnung bleibt auf beiden Seiten gleich.

Als gelesen markieren, mit Stern versehen, archivieren, wegwerfen oder in einen Ordner schieben — einzeln oder für die Hunderte, die Sie ausgewählt haben. Das Ergebnis erreicht auch Ihren Anbieter. Ein volles Postfach räumen Sie schnell auf.

Sie suchen nach Absender, Empfänger und Betreff; Sie filtern auf ungelesen, mit Stern oder mit Anhang. Auch ein Zeitraum ist möglich. Einen Monate alten Schriftwechsel finden Sie in Minuten.

Sie antworten, antworten allen oder leiten weiter. Der gesamte Wechsel bleibt in einem Strang; wer wann was geschrieben hat, steht der Reihe nach da. Die Geschichte des Gesprächs liegt beim Antworten vor Ihnen.

Während Sie schreiben, wird der Entwurf alle paar Sekunden gespeichert und landet auch im Entwurfsordner Ihres Anbieters. Selbst wenn der Tab zugeht, ist das Geschriebene nicht weg. Eine halbe Nachricht führen Sie auf einem anderen Gerät fort.

Nach dem Senden können Sie zehn Sekunden lang widerrufen. Brechen Sie in dieser Zeit ab, erreicht die Mail die Gegenseite nie. Ein hastiger Versand wird nicht zum dauerhaften Fehler.

Sie laden vom Rechner hoch oder wählen aus Ihren Dateien in Workinno. Die Anhänge gehen zusammen bis fünfundzwanzig Megabyte und werden vor dem Versand geprüft. Das Dokument hängt am Brief, ohne Workinno zu verlassen.

Pro Konto halten Sie mehrere Signaturen und machen eine zur Standardsignatur. Wechselt die Absenderadresse, wechselt die Signatur mit. Mit der falschen Signatur geht keine Mail raus.

Externe Bilder in einer Mail werden nicht geladen, solange Sie es nicht wollen, und der Inhalt wird bereinigt angezeigt. Das Öffnen einer Mail sendet dem Absender kein Signal. Eine Mail zu öffnen ist keine verfolgbare Spur.

Trifft die Adresse einer eingehenden Mail auf Ihre Kundendaten, verknüpft sich der Schriftwechsel von selbst mit dieser Person und ihrer Firma. Sie müssen sich nicht erinnern, wer geschrieben hat. Der Wechsel landet von selbst auf der richtigen Kundenkarte.

Auf der Kundenkarte gibt es den Reiter Mails, und dort steht der gesamte bisherige Wechsel mit dieser Firma. Vor einem Termin schauen Sie an eine Stelle. Sie gehen ins Gespräch und wissen, wo Sie stehen geblieben sind.

In der Kundenliste oder auf einer Mitgliederkarte klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, und das Schreibfenster öffnet sich mit gefülltem Empfänger. Adressen kopieren Sie nicht mehr. Die falsche Adresse zu erwischen wird unmöglich.

Jede Unterhaltung im geteilten Postfach weisen Sie jemandem zu; sie läuft über nicht zugewiesen, zugewiesen, beantwortet und geschlossen. Wer sich kümmert, wird nicht diskutiert. Zwei Leute schreiben derselben Kundin keine getrennten Antworten.

Unter der Unterhaltung hinterlassen Sie Ihrer Kollegin eine Notiz und holen ihre Aufmerksamkeit, indem Sie sie beim Namen nennen. Diese Notiz sieht die Kundin nicht. Das Gespräch im Team bleibt in der Unterhaltung.

Sie richten Regeln ein, die auf Absender, Betreff oder das Vorhandensein eines Anhangs schauen. Regeln laufen der Reihe nach, und welche Regel eine Mail berührt hat, steht an ihr. Das Postfach ordnet sich selbst.

Eine Regel legt nicht nur ab: Sie verknüpft die Mail mit der Kundin, öffnet im gewählten Projekt eine Aufgabe und weist sie einer Kollegin zu. Eine eingehende Anfrage wird von selbst zur Arbeit. Zwischen Anfrage und Arbeit bleibt kein Schritt von Hand.

Eine frisch angelegte Regel wenden Sie mit einem Knopf auf die bereits liegende Post an. Tausend Mails sortieren Sie nicht von Hand. Die neue Ordnung greift auch im alten Stapel.

Markieren Sie ein Postfach als Support-Postfach, wird eingehende Kundenpost zu einer Support-Anfrage. Die Antwort Ihres Teams geht von derselben Adresse aus derselben Unterhaltung raus. Die Kundin merkt nicht, dass Sie in ein Support-System gewechselt sind.

Neue Post, eine Ihnen zugewiesene Unterhaltung und die Nennung Ihres Namens in einer internen Notiz werden getrennt gemeldet. Im Benachrichtigungszentrum sammelt sich E-Mail unter einer eigenen Überschrift. Sie erkennen, woher jede Meldung kommt.

Hat sich Ihr Passwort geändert, weist der Anbieter schon den ersten Versuch ab; Workinno pausiert das Konto ohne zu warten und sagt Ihnen Bescheid. Bei vorübergehenden Verbindungsproblemen versucht es weiter von selbst. Sie verpassen keine Post im Stillen.

Sie legen fest, wie lange Post in Workinno bleibt: neunzig Tage, ein Jahr, zwei Jahre oder unbegrenzt. Abgelaufene Einträge müssen Sie nicht von Hand räumen. Die Aufbewahrung folgt der Regel Ihres Hauses.

Im geteilten Postfach gibt es drei Rollen: nur lesen, Antworten schreiben und das Postfach verwalten. Ein geteiltes Konto anzulegen und Mitglieder aufzunehmen gehört den Verwaltenden. Ein gemeinsames Postfach bleibt nie ohne Besitzer.