Conecte sua conta de e-mail
ao seu espaço de trabalho.

Conectam-se Gmail, Outlook e Microsoft 365, iCloud e qualquer provedor que aceite IMAP. Você não pega um endereço novo: aquele que usa há anos abre dentro do Workinno. Seus clientes continuam escrevendo para o endereço de sempre.

Na hora de adicionar a conta a conexão é realmente tentada. Se a senha ou o endereço do servidor estiverem errados nenhum registro é criado; o «adicionei mas não funciona» não acontece. Você sabe que a conexão funciona antes do primeiro e-mail.

Os dados da sua conta ficam guardados com uma chave própria do seu espaço de trabalho. Você não precisa passar senhas para os colegas. O acesso à caixa comum é questão de permissão, não de senha.

O seu endereço só você vê. As caixas comuns como informações e suporte você compartilha com a equipe, e escolhe quem entra com qual permissão. Sua correspondência pessoal não se mistura com a da equipe.

Na caixa compartilhada dá para adicionar uma equipe inteira, não só pessoas soltas. Quem entra na equipe depois recebe o acesso sozinho. Quando a equipe muda, a lista de acessos não é atualizada à mão.

O e-mail de todas as contas que você alcança corre numa lista só. Você vê de relance o que chegou de manhã, sem andar de conta em conta. Monta o seu dia a partir de uma lista só.

Assim que o provedor avisa, o e-mail aparece na sua lista. Mesmo que a conexão caia, uma checagem a cada cinco minutos fecha a brecha. Um cliente que espera não fica horas sem resposta.

A organização de pastas do provedor aparece exatamente como está. Quando você cria uma pasta ou move um e-mail no Workinno, a mudança também é escrita no provedor. A ordem continua igual dos dois lados.

Marcar como lido, colocar estrela, arquivar, jogar fora ou mover para uma pasta; um a um, ou de uma vez para as centenas que você selecionou. O resultado chega também ao provedor. Uma caixa acumulada se arruma rápido.

Você busca por remetente, destinatário e assunto; filtra os não lidos, os com estrela ou os que têm anexo. Um intervalo de datas também vale. Uma conversa de meses atrás aparece em minutos.

Você responde, responde a todos ou encaminha. A conversa inteira fica num fio só; quem escreveu o quê e quando aparece em ordem. O histórico da conversa fica na sua frente enquanto você escreve a resposta.

Enquanto você escreve, o rascunho é salvo a cada poucos segundos e cai também na pasta de rascunhos do provedor. Mesmo fechando a aba, o que você escreveu não se perde. Uma mensagem pela metade continua em outro aparelho.

Depois de clicar em enviar você pode desistir por dez segundos. Se cancelar nesse tempo, o e-mail nunca chega do outro lado. Um envio apressado não vira um erro permanente.

Você envia do computador ou escolhe entre seus arquivos no Workinno. O total de anexos chega a vinte e cinco megabytes e é verificado antes do envio. O documento vai anexado sem sair do Workinno.

Você guarda várias assinaturas por conta e marca uma como padrão. Quando o endereço de envio muda, a assinatura muda junto. Nenhum e-mail sai com a assinatura errada.

As imagens externas de um e-mail não carregam enquanto você não pedir, e o corpo é mostrado limpo. Abrir um e-mail não manda sinal nenhum para quem enviou. Abrir um e-mail não é um rastro que dá para seguir.

Se o endereço do e-mail que chega bate com a sua ficha de cliente, a conversa se liga sozinha àquela pessoa e à empresa dela. Você não tenta lembrar quem escreveu. A conversa cai sozinha na ficha certa.

A ficha do cliente tem uma aba E-mails, e ali está toda a conversa com aquela empresa até hoje. Antes de uma reunião você olha num lugar só. Entra na conversa sabendo onde tinha parado.

Na lista de clientes ou numa ficha de membro você clica no endereço de e-mail e a janela de escrita abre com o destinatário já preenchido. Você não copia e cola endereços. Escrever para o endereço errado deixa de ser possível.

Cada conversa da caixa compartilhada é atribuída a alguém; ela anda por não atribuída, atribuída, respondida e fechada. Quem vai cuidar não se discute. Duas pessoas não escrevem respostas separadas para o mesmo cliente.

Embaixo da conversa você deixa um recado para um colega e chama a atenção dele citando o nome. O cliente não vê esse recado. A conversa interna fica dentro da troca.

Você monta regras que olham o remetente, o assunto ou se existe anexo. As regras rodam em ordem e em cada e-mail aparece qual regra o tocou. A caixa se organiza sozinha.

Uma regra não só arquiva: liga o e-mail ao cliente, abre uma tarefa no projeto escolhido e a atribui a um colega. Um pedido que chega vira trabalho sozinho. Entre o pedido e o trabalho não sobra nenhum passo à mão.

A regra recém-criada se aplica com um botão aos e-mails já acumulados na caixa. Você não peneira mil e-mails à mão. A ordem nova alcança também o monte antigo.

Se marcar uma caixa como caixa de suporte, o e-mail do cliente que chega vira um chamado de suporte. A resposta da sua equipe sai do mesmo endereço, dentro da mesma conversa. O cliente não percebe que você passou para um sistema de suporte.

E-mail novo, conversa atribuída a você e o seu nome citado num recado interno são avisados separadamente. Na central de avisos o e-mail se junta sob um título próprio. Você distingue de onde veio cada aviso.

Se a sua senha mudou, o provedor recusa já na primeira tentativa; o Workinno pausa a conta sem esperar e avisa você. Numa queda de conexão passageira ele tenta de novo sozinho. Você não perde e-mail em silêncio.

Você define quanto tempo o e-mail fica no Workinno: noventa dias, um ano, dois anos ou sem limite. Não precisa limpar à mão os registros vencidos. O prazo de guarda segue a política da sua empresa.

Na caixa compartilhada existem três papéis: quem só lê, quem escreve as respostas e quem administra a caixa. Abrir uma conta compartilhada e adicionar membros cabe a quem administra. Uma caixa comum nunca fica sem dono.