Подключите почтовый ящик
к своему рабочему пространству.

Подключаются Gmail, Outlook и Microsoft 365, iCloud и любой провайдер с IMAP. Новый адрес заводить не нужно: тот, которым вы пользуетесь годами, открывается внутри Workinno. Клиенты продолжают писать на привычный адрес.

При добавлении ящика соединение действительно пробуется. Если пароль или адрес сервера неверны, запись не появляется; «добавил, но не работает» не случается. Что связь держится, вы знаете ещё до первого письма.

Данные ящика хранятся зашифрованными ключом, который принадлежит вашему рабочему пространству. Пароли коллегам передавать не нужно. Доступ к общему ящику — вопрос прав, а не пароля.

Ваш собственный адрес видите только вы. Общие ящики вроде «инфо» и «поддержка» вы делите с командой и сами выбираете, кто входит с каким правом. Личная переписка не смешивается с командной.

В общий ящик можно добавить не только отдельных людей, но и целую команду. Тот, кто придёт в команду позже, получит доступ сам. Когда состав меняется, список доступа руками не правится.

Почта всех ящиков, до которых вы дотягиваетесь, идёт одним общим списком. Что пришло утром, видно с одного взгляда, без хождения из ящика в ящик. День вы строите из одного списка.

Как только провайдер сообщает, письмо появляется в вашем списке. Даже если связь оборвётся, проверка каждые пять минут закроет пробел. Ждущий клиент не остаётся без ответа часами.

Порядок папок у провайдера виден таким, какой он есть. Когда вы создаёте папку или переносите письмо в Workinno, изменение записывается и у провайдера. Порядок с обеих сторон остаётся одинаковым.

Отметить прочитанным, поставить звезду, отправить в архив, выбросить или перенести в папку — по одному или сразу для сотен выбранных. Результат доходит и до провайдера. Накопившийся ящик разбирается быстро.

Вы ищете по отправителю, получателю и теме; отбираете непрочитанные, со звездой или с вложением. Можно задать и промежуток дат. Переписку многомесячной давности вы находите за минуты.

Вы отвечаете, отвечаете всем или пересылаете. Вся переписка держится в одной нити; кто что и когда написал, видно по порядку. История разговора перед глазами, пока вы пишете ответ.

Пока вы пишете, черновик сохраняется каждые несколько секунд и попадает в папку черновиков у провайдера. Даже если вкладка закроется, написанное не пропадёт. Недописанное письмо вы продолжите на другом устройстве.

После нажатия «Отправить» вы можете передумать в течение десяти секунд. Если отмените в это время, письмо не дойдёт до другой стороны. Поспешная отправка не превращается в постоянную ошибку.

Вы загружаете с компьютера или выбираете из своих файлов в Workinno. Вложения в сумме доходят до двадцати пяти мегабайт и проверяются перед отправкой. Документ прикрепляется, не покидая Workinno.

На каждый ящик вы держите несколько подписей и одну делаете основной. Меняется адрес отправки — меняется и подпись. Ни одно письмо не уходит с чужой подписью.

Внешние картинки в письме не загружаются, пока вы этого не попросите, а тело письма показывается очищенным. Открытие письма не подаёт отправителю сигнала. Открыть письмо — не след, по которому можно идти.

Если адрес входящего письма совпадает с карточкой клиента, переписка сама связывается с этим человеком и его компанией. Вспоминать, кто написал, не приходится. Переписка сама ложится в нужную карточку.

В карточке клиента есть вкладка «Письма», и там лежит вся переписка с этой компанией. Перед встречей вы смотрите в одно место. Вы входите в разговор, зная, на чём остановились.

В списке клиентов или в карточке участника вы нажимаете на адрес, и окно письма открывается с уже заполненным получателем. Адреса копировать не приходится. Написать не на тот адрес становится невозможно.

Каждую переписку в общем ящике вы назначаете кому-то; она идёт от «не назначена» к «назначена», «отвечено» и «закрыта». Кто займётся, не обсуждается. Двое не пишут одному клиенту отдельные ответы.

Под перепиской вы оставляете коллеге заметку и привлекаете его внимание, назвав по имени. Клиент этой заметки не видит. Разговор внутри команды остаётся внутри переписки.

Вы создаёте правила, которые смотрят на отправителя, тему или наличие вложения. Правила идут по порядку, и какое правило тронуло письмо, видно на нём. Ящик наводит порядок сам.

Правило не только раскладывает: оно связывает письмо с клиентом, открывает задачу в выбранном проекте и назначает её коллеге. Входящая просьба сама становится работой. Между просьбой и работой не остаётся шага, который делают руками.

Только что созданное правило вы одной кнопкой применяете к письмам, уже накопившимся в ящике. Тысячу писем руками перебирать не нужно. Новый порядок доходит и до старой кучи.

Если отметить ящик как ящик поддержки, входящее письмо клиента становится обращением в поддержку. Ответ команды уходит с того же адреса, внутри той же переписки. Клиент не замечает, что вы перешли в систему поддержки.

Новое письмо, назначенная вам переписка и упоминание вашего имени во внутренней заметке сообщаются отдельно. В центре уведомлений почта собирается под своим заголовком. Вы различаете, откуда пришло каждое уведомление.

Если ваш пароль сменился, поставщик отклоняет уже первую попытку; Workinno не ждёт, ставит ящик на паузу и сообщает вам. При временной неполадке со связью он пробует сам. Вы не пропускаете письма молча.

Вы решаете, сколько почта живёт в Workinno: девяносто дней, год, два года или без ограничения. Просроченные записи чистить руками не нужно. Срок хранения следует правилам вашей компании.

В общем ящике три роли: тот, кто только читает, тот, кто пишет ответы, и тот, кто управляет ящиком. Заводить общий ящик и добавлять участников — дело управляющих. Общий ящик никогда не остаётся без хозяина.