Süresi geçmiş bir belgeyle
işlem yapmayın.

Her evrakta veriliş tarihi, son kullanma tarihi ve yasal saklama süresinin sonu ayrı ayrı tutulur. Üçü farklı sorular sorar ve tek bir tarihe sıkıştırılmaz. Hangisinin gerekli olduğuna evrak türüne göre siz karar verirsiniz.

Evrak kaydı var olan bir dosyaya kategori, sahip, tarihler ve gizlilik kademesi ekler; dosyanın kendisi dosyalar modülünde yaşar. Aynı yükleme iki kez yapılmaz. Belgenin anlamı dosya adına gizlenmez.

Bir evrak personele, müşteri firmasına, müşteri kişisine, bir muhasebe kaydına ya da doğrudan şirketin kendisine ait olabilir. Belge ait olduğu kaydın yanında durur. Kartı açan kişi evrakı aramaz.

Kategoriler dört bağlamdan birine bağlıdır: personel, müşteri, şirket ya da muhasebe. Personel evrakı seçerken müşteri kategorileri listeyi doldurmaz. Sistem kategorileri hazır gelir, kendi kategorilerinizi de eklersiniz.

Her evrak dahili, gizli ya da çok gizli olarak işaretlenir ve bu gerçek bir erişim kilididir. Maaş bordrosu ile şirket broşürü aynı rafta durmaz. Yetkisi olmayan kişi belgeyi göremez.

Son kullanma tarihi geçmiş evrak listede işaretli durur, yani süresi dolmuş bir belgeyle işlem yapılmaz. Erişim kendiliğinden kapanmaz, karar sizde kalır. Uyarı bir engel değil, bir hatırlatmadır.

Bir kategoriyi sildiğinizde ona bağlı evraklar silinmez, yalnız kategorisiz görünür. Düzeni değiştirmek belge kaybına dönüşmez. Yeni kategoriyi sonradan atarsınız.