Machen Sie wiederkehrende Arbeit
zu einer Regel.

Eine Regel ist ein Satz: Wenn das passiert, tu jenes. Trigger, optionale Bedingungen und Aktionen wählen Sie aus einer Liste; Sie schreiben keinen Code. Für eine Regel brauchen Sie keine Entwicklerin.

Eine angelegte Aufgabe, ein Phasenwechsel, eine Zuweisung, ein neuer Kommentar, eine näher rückende Frist. Es läuft auch jenseits von Aufgaben: ein Interessent aus dem Formular, eine Nachricht aus dem Kanal, eine Bestands- oder Preisänderung, ein angenommenes Angebot, ein Urlaubsantrag. Die Automatisierung reicht über den ganzen Arbeitsbereich.

Benachrichtigung senden, Aufgabe und Teilaufgabe anlegen, Verantwortliche zuweisen, Phase wechseln, Label anhängen, Frist setzen, Zeiterfassung starten, Kundenkontakt festhalten, Buchhaltungsvorgang anlegen, Serienmail verschicken und Daten nach außen schicken. Eine einzige Regel führt davon mehrere hintereinander aus. Alle Schritte nach einem Ereignis laufen von selbst durch.

Ob die Regel jedes Mal läuft oder nur in bestimmten Fällen, entscheiden die Bedingungen. Sie wählen Feld, Vergleich und Wert; bei mehreren Bedingungen sagen Sie, ob alle oder eine davon gelten muss. Die Regel greift nur in dem Fall, den Sie gemeint haben.

Den Geltungsbereich wählen Sie: in einem Projekt, im ganzen Arbeitsbereich oder nur auf Ihren eigenen Aufgaben. Eine persönliche Regel betrifft nur Sie und kommt niemandem in die Quere. Die Reichweite einer Regel ziehen Sie selbst.

Der Automatisierungs-Store hält die am häufigsten gebauten Regeln bereit. Sie wählen ein Rezept, beantworten im Assistenten ein paar Fragen und legen die Regel in Ihre Liste. Von null bauen müssen Sie nicht.

Jedes Auslösen landet im Verlauf: erfolgreich, fehlgeschlagen, läuft, übersprungen oder am Tempolimit. Lief die Regel nicht, steht dort die Bedingung, die nicht gehalten hat, mit erwartetem und eingegangenem Wert. Warum eine Regel stillstand, steht im Protokoll.

Die Aktionen einer Regel lösen standardmäßig keine anderen Regeln aus. Selbst wenn Sie den Kettentrigger bewusst öffnen, laufen das Stundenlimit und die Sperre nach zehn Fehlschlägen in Folge im Hintergrund. Zwei Regeln können einander nicht in eine Endlosschleife schicken.

Sie können eine Regel anhalten, ohne sie zu löschen. Sie bereiten einen Entwurf vor und schalten ihn aktiv, wenn er fertig ist; geht etwas schief, schalten Sie sie in der Zeile ab. Eine Regel auszuprobieren ist kein Schritt ohne Rückweg.

Manche Arbeit wartet nicht auf ein Ereignis, sondern auf die Uhrzeit. Sie lassen die Regel jeden Morgen, jeden Montag oder am Monatsersten laufen; Sie wählen aus fertigen Abständen und geben Ihre eigene Zeitzone an. Der Wochenbericht oder die Monatserinnerung kommt zu ihrer Stunde.

In einem Projekt hängen Sie eine Regel direkt an eine Phase auf dem Board. Was passiert, wenn Arbeit in diese Spalte kommt, steht vorher fest; niemand muss daran denken. Jede Spalte auf dem Board trägt ihre eigenen Regeln.

Für Kundennachrichten, die in der Kommunikationszentrale ankommen, bauen Sie Begrüßungs-, Antwort- und Zuweisungsabläufe. Die erste Antwort wartet nicht, bis jemand Zeit hat. Eine Kundennachricht bleibt nicht unbeantwortet.

Was der Trigger mitbringt, nutzen Sie innerhalb der Aktionen. In den Text der Benachrichtigung setzen Sie den Aufgabennamen, den ins Formular geschriebenen Namen oder den Betrag. Wer die Benachrichtigung liest, muss nicht nachfragen, worum es geht.

Das Ereignis eines fremden Systems fangen Sie mit einem eingehenden Webhook auf. Passiert dort etwas, läuft Ihre Regel auf der Workinno-Seite. Die Brücke zwischen zwei Systemen bleibt nicht einseitig.

Innerhalb einer Regel schicken Sie mit einem ausgehenden Webhook Daten in ein anderes System. Zwischen zwei Systemen kopieren Sie nichts mehr. Ihre eigene Software holen Sie in diesen Ablauf hinein.

Den gesamten eingehenden und ausgehenden Webhook-Verkehr verfolgen Sie auf einer Seite. Ist eine Zustellung fehlgeschlagen, steht der Grund gleich daneben. Reißt eine Verbindung, sehen Sie, wo sie gerissen ist.

Der Signaturschlüssel weist nach, dass eine eingehende Webhook-Nachricht wirklich von dort kommt, wo sie behauptet. Die Schlüssel liegen in einem Tresor und werden nie in den Regeltext geschrieben. Eine gefälschte Anfrage kann Ihre Regel nicht starten.

In der Regelliste suchen Sie und filtern aktive und gesperrte Regeln mit fertigen Chips. Wie oft eine Regel lief und wie oft dabei ein Fehler kam, steht in der Liste. Welche Regel etwas bringt, lesen Sie aus der Liste ab.

Sie wählen mehrere Regeln aus und schalten sie in einem Zug ein, aus oder löschen sie. Je mehr Regeln es werden, desto weniger laufen Sie sie einzeln ab. Die Verwaltung wird nicht schwerer, wenn die Zahl wächst.

Sie bauen persönliche Regeln, die nur Ihre eigenen Aufgaben betreffen. Dafür brauchen Sie keine Administratorrechte; Sie automatisieren Ihren Arbeitsablauf, ohne fremde Abläufe anzufassen. Ihren eigenen Ablauf richten Sie ein, ohne jemanden zu fragen.

Regeln anlegen, bearbeiten und den Laufverlauf sehen sind getrennte Rechte. Nicht jede Person muss die Automatisierung ändern können. Die Verantwortung dafür bleibt bei bestimmten Leuten.