Convierta el trabajo que se repite
en una regla.

Una regla cabe en una frase: cuando pase esto, haga aquello. Toma el disparador, las condiciones opcionales y las acciones de una lista; no escribe código. Montar una regla no necesita a un programador.

Una tarea creada, un cambio de etapa, un responsable asignado, un comentario nuevo, un vencimiento que se acerca. Funciona más allá de las tareas: un cliente potencial llegado por formulario, un mensaje de un canal, un cambio de stock o de precio, un presupuesto aceptado, una solicitud de permiso. La automatización alcanza todo el espacio de trabajo.

Enviar un aviso, abrir una tarea o subtarea, asignar responsable, cambiar de etapa, poner etiqueta, fijar vencimiento, arrancar un cronómetro, registrar un contacto con el cliente, crear un apunte contable, enviar un correo masivo y empujar datos a un sistema de fuera. Una sola regla encadena varias de estas acciones. Todos los pasos que siguen a un hecho se cumplen solos.

Las condiciones deciden si la regla se aplica siempre o solo en ciertos casos. Elige un campo, una comparación y un valor; con varias condiciones dice si deben cumplirse todas o cualquiera. La regla entra solo en el caso que usted quiso.

El alcance lo elige usted: en un proyecto, en todo el espacio de trabajo o solo en sus propias tareas. Una regla personal solo le afecta a usted y no estorba a nadie. El alcance de una regla lo dibuja usted.

La Tienda de automatización ofrece hechas las reglas más habituales. Elige una receta, responde unas preguntas en el asistente y la añade a su lista. No tiene que montarla desde cero.

Cada disparo cae en el historial: correcta, fallida, en curso, omitida o limitada. Si la regla no se aplicó, ahí figura la condición que no se cumplió, con el valor esperado y el recibido. El motivo de una regla quieta está escrito.

Por defecto, las acciones de una regla no disparan otras reglas. Aunque abra el disparador en cadena a propósito, el límite por hora y la suspensión tras diez fallos seguidos trabajan de fondo. Dos reglas no pueden meterse en un bucle sin fin.

Puede parar una regla sin borrarla. Prepara un borrador y lo activa cuando está listo; si algo sale mal, la apaga desde la fila. Probar una regla no es un paso sin vuelta.

Hay trabajos que no esperan un hecho sino una hora. Hace que la regla se ejecute cada mañana, cada lunes o el primer día del mes; elige entre intervalos listos y da su propia zona horaria. El informe semanal o el recordatorio mensual sale a su hora.

En un proyecto engancha una regla directamente a una etapa del tablero. Lo que ocurre cuando el trabajo entra en esa columna está decidido de antemano; nadie tiene que acordarse. Cada columna lleva sus propias reglas.

Para los mensajes de clientes que llegan al Centro de comunicación monta flujos de saludo, respuesta y asignación. La primera respuesta no espera a que alguien se libere. Un mensaje de cliente no se queda sin respuesta.

Lo que trae el disparador lo usa dentro de las acciones. En el texto del aviso coloca el nombre de la tarea, el nombre escrito en un formulario o el importe. Quien lee el aviso no tiene que preguntar de qué va.

El evento de otro sistema lo recoge con un webhook entrante. Cuando allí pasa algo, su regla del lado de Workinno se ejecuta. El puente entre dos sistemas no se queda en un solo sentido.

Dentro de una regla manda datos a otro sistema con un webhook saliente. Ya no copia nada entre dos sistemas. Mete su propio programa dentro de este flujo.

Todo el tráfico de webhooks, entrante y saliente, se sigue desde una página. Si una entrega falló, el motivo aparece ahí. Cuando se corta un enlace, ve dónde se cortó.

La clave de firma demuestra que un mensaje de webhook entrante viene de verdad de donde dice. Las claves viven en una caja fuerte y nunca se escriben en la regla. Una petición falsa no puede ejecutar su regla.

Busca en la lista de reglas y filtra las activas y las suspendidas con fichas listas. Cuántas veces se ejecutó cada regla y en cuántas hubo error queda en la lista. En la lista lee cuál está sirviendo.

Selecciona varias reglas y las enciende, las apaga o las borra de una vez. Cuantas más reglas hay, menos las recorre una por una. La gestión no se vuelve pesada cuando el número crece.

Monta reglas personales que solo tocan sus propias tareas. Para eso no hace falta permiso de administrador; automatiza su forma de trabajar sin tocar el flujo de nadie. Su propio orden lo monta sin pedir permiso.

Crear una regla, editarla y ver el historial son permisos distintos. No hace falta que todo el mundo pueda cambiar la automatización. La responsabilidad se queda en ciertas personas.