تابعوا إيراداتكم ومصروفاتكم
في قائمة واحدة.

الإيراد والمصروف في القائمة نفسها: التاريخ والنوع والحالة والمصدر والوصف والفئة والحساب والطرف والمبلغ تتسع لها سطر واحد. ولا تمسكون ملفًا للإيراد وآخر للمصروف، فلا شيء يُجمع في آخر الشهر. وتتابعون المال كله من شاشة واحدة.

كل قيد يحمل حالة: محصَّل، مدفوع، مستحق، واجب الدفع ومحوَّل. والمستحقات والمدفوعات التي تجاوزت أجلها تُعلَّم أيضًا بالتأخر. وحين تحصّلون قيدًا منتظرًا تعلّمونه من السطر؛ فيصير متحققًا ويدخل رصيد الحساب.

تمنحون المستحق آخر يوم للتحصيل والمصروف آخر يوم للدفع. والقيود بعد ذلك اليوم تُرشَّح على حدة بوصفها متأخرة، فلا تحتاجون إلى تمشيط القائمة بحثًا عمّن تأخر. والتحصيل المتأخر لا يفوتكم.

الإيرادات والمصروفات والمستحقات والالتزامات والمتأخرات تنتظر شاراتٍ في شريط البحث. ويفتح القمع المرشحات التفصيلية: المدة والعميل والموظف والمشروع. فتصلون إلى الشريحة المطلوبة بنقرتين.

القيد الجديد يجمع الحساب والمبلغ والتاريخ والفئة والوصف والأجل ورقم المستند في نافذة واحدة. وتختارون أهو إيراد أم مصروف أم تحويل؛ وإن طلبت الفئة طرفًا ظهر اختيار العميل أو الموظف من تلقائه. ففتح قيد ينتهي في نافذة واحدة.

ترفقون الفاتورة والإيصال داخل القيد، فيقف المستند إلى جانب المبلغ. ولم يعد البحث عن إثبات الدفع يعني نبش المجلدات؛ بل تفتحون القيد. ويُحفظ المستند مع المبلغ الذي يخصّه.

في القيود المنتظمة كالإيجار والاشتراك والراتب تشغّلون التكرار وتحدّدون الوتيرة الأسبوعية أو الشهرية أو السنوية ونهايتها. وتنشأ القيود القادمة من البداية، فترون اليوم في القائمة ديون الأشهر المقبلة ومستحقاتها. ولا يُعاد إدخال القيد نفسه كل شهر.

حين تنقلون مالًا من الصندوق إلى البنك تفتحون قيد تحويل وتختارون حساب المصدر وحساب الوجهة. وإن كان الحسابان بعملتين مختلفتين كتبتم المبلغ المستلم أيضًا؛ فيبقى الرصيدان صحيحين. والمال المنقول يظهر صحيحًا في الجهتين.

كل موضع يقف فيه مالكم تعرّفونه حسابًا: صندوق أو حساب بنكي أو بطاقة أو محفظة رقمية أو محفظة إلكترونية. ولكل حساب اسم ونوع وعملة ولون، وعلى بطاقته رصيده الحالي. فترون في شاشة واحدة أين لكم كم.

يُحسب الرصيد من القيود المحصَّلة والمدفوعة فقط. والمستحقات والديون المنتظرة لا تنفخه، بل تجتمع في بطاقتها؛ فلا تخلطون بين المال الذي بين أيديكم والمال الذي تنتظرونه. وتتخذون قرار الدفع برقم حقيقي.

تبنون فئات الإيراد والمصروف بأنفسكم: إيراد المبيعات وإيراد الخدمات والإيجار والفواتير ورواتب الموظفين. وتمنحون الفئة اسمًا وتشترطون عند الحاجة اختيار عميل أو موظف؛ وتخرج تقاسيم التقارير وفق هذه الفئات. فتتكلم التقارير بلغة عملكم أنتم.

الفئة تحمل نوع الطرف: التي تطلب عميلًا تُظهر اختيار العملاء، والتي تطلب موظفًا تُظهر اختيار الموظفين. ويتعلق القيد ببطاقة ذلك الشخص، ويتراكم تاريخ دفع العميل في صفحته. فتُقرأ عادة العميل في الدفع من بطاقته.

من سطر مستحق منتظر ترسلون إلى العميل بيانات الدفع: بريدًا أو رسالة قصيرة أو واتساب. وترون النص الذي سيخرج وتغيّرونه إن شئتم؛ ويُضاف رابط صفحة الدفع إلى الرسالة فلا تُعدّونه. ولا يلزم أداة ثانية للتذكير.

أرسلوا إلى العميل رابطًا واحدًا لما عليه. ففي الصفحة التي يفتحها يرى المبلغ والأجل وبيانات حسابكم ويرفع إيصاله هناك؛ وأنتم تتابعون خطوات أُرسل واطُّلع ووصل الإيصال ودُفع. فتعرفون أين وصلت الدفعة دون سؤال.

على مستحق له أجل تشغّلون التذكير التلقائي وتختارون القناة. وقبل الأجل بأسبوع، وقبله بيوم، ويومه، وعند التأخر، يخرج التذكير بالبريد أو الرسائل القصيرة أو واتساب؛ ولستم أنتم من يلاحق. فمتابعة الآجال لا تشغل يوم أحد.

احفظوا من أين تدفعون لكل واحد. فحساب العميل أو الموظف البنكي ومحفظته الرقمية والإلكترونية تبقى مسجلة؛ وعند الدفع لا تبحثون عن بيانات حساب. ولا يُبحث عن رقم حساب يوم الدفع.

بطاقة التقرير تعرض إيراد الشهر ومصروفه وصافيه؛ فإن كان الصافي موجبًا ظهرت شارة ربح، وإن كان سالبًا شارة خسارة. ومستحقاتكم وديونكم المنتظرة تقف تحت البطاقة نفسها. فكيف مضى الشهر يُقرأ من بطاقة واحدة.

ترون بالمبلغ والنسبة على أي بنود يتوزع الإيراد والمصروف؛ والقيود بلا فئة تُجمع على حدة. وتقسيم الحسابات يعطي لكل حساب مجموع الداخل والخارج. فترون بندًا بندًا إلى أين ذهب المال.

الإيرادات التي لم تُحصَّل بعد والمصروفات التي لم تُدفع بعد تجتمع في بطاقتها. وفي آخر الشهر ترون بنظرة كم من المال تنتظرون وكم عليكم أن تدفعوا. فخطة النقد لا تبقى تخمينًا.

تسندون قيدًا إلى مشروع، فتظهر في قسم إيرادات المشروع ومصروفاته بطاقات الإيراد الكلي والمصروف الكلي وصافي الربح. ولأن هذه البطاقات لا تدخلها إلا العمليات المتحققة، ترون ربح العمل برقم حقيقي. فأي عمل أثمر لا يبقى موضع جدال.

القيود التي مصدرها بيع تظهر في القائمة مع مصدرها. ولا تسألون أحدًا من أين جاء مبلغ؛ بل تنتقلون من السطر إلى البيع. فمصدر المبلغ واضح دائمًا.

قد تكون حساباتكم بعملات مختلفة. ويُحوَّل كل قيد عند إدخاله إلى العملة الأساسية لمساحة عملكم؛ ولأن بطاقات الملخص تخرج بعملة واحدة لا تختلط المجاميع أبدًا. فتُقرأ المجاميع بعملة واحدة.

تنزّلون القيود من صفحة التقارير بصيغة Excel أو CSV. وتأتي عناوين الملف وقيمه بلغتكم، فلا تُعدّون كشف المحاسب بأيديكم. فيخرج ملف المحاسب جاهزًا.

أي عمود يظهر وبأي ترتيب تقررونه أنتم. وترتّبون بحسب التاريخ أو المبلغ أو الأجل، ويبقى عمود التاريخ في مكانه حين تمرّرون جانبًا. فتوافق القائمة طريقتكم في النظر.

لا حاجة لأن يرى فريقكم الرواتب. فمن لا صلاحية له على المرتبات لا يرى في القائمة أسطر الراتب والمكافأة والسلفة أصلًا؛ وفي التقرير لا يرى إلا سطر مجموع واحد، دون أن يظهر رقم أحد. فتبقى بيانات المرتبات في المحاسبة دون أن تُفتح للفريق.

رؤية الإيرادات والمصروفات وتحريرها تُمنح للأدوار واحدة واحدة. ولا حاجة لأن يرى فريقكم كله رقم الأعمال؛ بل تختارون من يُدخل القيود ومن يقرأ فقط. فلا يُفتح رقم الأعمال لمن لا يحتاجه.

لا تنسوا سلفة منحتموها لموظف. تسجّلون السلفة؛ وحين تعلّمون راتب ذلك الشهر مدفوعًا تنزل من الصافي وحدها ولا تنزل مرة ثانية. فنزول السلفة من الراتب مقيَّد.

لا تفتحوا القيود المتراكمة واحدًا واحدًا. تؤشّرون على عدة قيود وتجعلونها كلها محصَّلة أو تحذفونها؛ وما حُذف سهوًا يعود من سلة المحذوفات. فتغلقون القيود المتراكمة بحركة واحدة.

فواتير الاشتراك الصادرة لمساحة عملكم ترونها في صفحة مستقلة وتنزّلونها بصيغة PDF. ولا تختلط بقائمة قيودكم أنتم. فمحاسبتكم لا تتشابك مع اشتراككم.