اجمعوا معرفة شركتكم
في مكان واحد.

ملاحظاتي لكم، والويكي لفريقكم، وويكي المشروع لذلك المشروع. الثلاثة تستعمل المحرر نفسه، فلا تتغير عادتكم من مكان إلى مكان. تكتبون دون التفكير في أين تكتبون.

العريض والمائل والمسطر واللون والتظليل والحجم والمحاذاة في متناول اليد. وبالضغط على الشرطة المائلة تُفتح قائمة الكتل فلا تمدّون اليد إلى الفأرة. والتنسيق لا يقطع خيط الكتابة.

تضعون مربعات متداخلة وتؤشرون قرارات الاجتماع داخل المستند نفسه. فمستند الإجراء يصير في الوقت نفسه قائمة تحقق. ومتابعة القرارات لا تنتقل إلى قائمة منفصلة.

تسحبون عرض الأعمدة وتضيفون صفوفًا وأعمدة وتدمجون الخلايا وتعطون الخلية لون خلفية. فقائمة الأسعار أو جدول المقارنة يقف داخل المستند. وتُقرأ الأرقام في المستند نفسه.

تستعملون كتل شيفرة ملوّنة في خمس وعشرين لغة، وصناديق معلومات ونجاح وتحذير وخطر للفت النظر، وكتلًا تنطوي لتخفي الأجزاء الطويلة. وبهذه الكتل يبقى المستند الطويل مقروءًا. فلا يضيع التحذير المهم في النص.

لكل كتلة مقبض؛ ترفعون الفقرة أو الجدول أو القائمة من مكانها وتُفلتونها في مكان آخر دون قص ولصق. وعند النقل لا ينكسر الشكل. وتجربة ترتيب آخر لا تكلف شيئًا.

تحت المستند تفتحون مستندًا فرعيًا وتحته آخر. فدليل الشركة لا ينحشر في صفحة طويلة واحدة، بل يتفرع بحسب الموضوع. وإلى الجزء المطلوب تنزلون عبر الشجرة.

في المستند تذكرون شخصًا ومهمة وعميلًا ومنتجًا وتاريخًا. وما تذكرونه ليس نصًا بل سجل حقيقي يُنقر عليه. ومن المستند تصلون إلى العمل نفسه بنقرة.

تكتبون قوسين معقوفين فتربطون مستندًا آخر. وعلى الجهة المقابلة تتكوّن وحدها قائمة «من يشير إلى هذا المستند». فشبكة المعرفة تُنسج وأنتم تكتبون.

أسفل المستند تظهر الصفحات والمهام والعملاء والمنتجات التي تشير إليه. وقبل تغيير مستند ترون من سيتأثر. فإلى أين يمتد التصحيح معروف سلفًا.

من داخل المهمة تربطون المستندات المناسبة، بل تفتحون هناك مستندًا جديدًا. فمن ينفّذ العمل لا يذهب إلى مكان آخر ليبحث عن المعرفة. والدليل يقف بجوار العمل.

تُؤخذ لقطة من كل جلسة تحرير وتُحفظ آخر ثلاثين نسخة. تفتحون الحال القديم وتقرأونه وتستعيدونه إن شئتم. فالجزء الذي حُذف بالخطأ يعود.

قبل الرجوع إلى نسخة قديمة تُؤخذ لقطة من الحال الراهن أيضًا. فإن رجعتم إلى النسخة الخطأ تقدّمتم خطوة. وبين النسخ تتنقلون باطمئنان.

إن كان أحد يعمل في المستند رأيتم شريط تنبيه. وإن كتبتم في الوقت نفسه رغم ذلك، لا يدع Workinno أحدًا يكتب فوق الآخر ويطلب منكم التحديث والمتابعة. فما كتبه أحد لا يختفي بصمت.

المستند إما مفتوح لكل الأعضاء، أو لمن تختارونهم من أشخاص وفرق ومشاريع، أو لكم وحدكم. وحين تقولون لي وحدي لا يراه أحد، حتى المديرون. فالمستند الحساس لا يُفتح للشخص الخطأ.

المستند الذي لا يحق لكم رؤيته لا يظهر في القائمة ولا في نتائج البحث ولا في لوحة الروابط ولا في التنبيهات. ولا يتسرب حتى عنوانه. بل لا يتسرب حتى وجود المستند.

يُبحث في العنوان وفي النص كله؛ فاكتبوا دون همزة ويُعثر على الكلمة المهموزة كذلك. ويكفي أول الكلمة، والباقي يكمله Workinno. فتجدون ما تطلبون دون قلق من الإملاء.

في أي نقطة من التطبيق تفتحون البحث السريع وتكتبون اسم المستند وتدخلون إليه مباشرة. ولا تتجولون في القوائم. فالمعرفة على بُعد ثانيتين من كل شاشة.

مساحة العمل الجديدة تأتي وفيها فئات الشركة والموارد البشرية والإجراءات والمنتج والاجتماعات والتدريب والتسويق والمبيعات والتطوير وعلاقات العملاء. فلا تنتظرون بناء الفئات لتكتبوا أول مستند. ويبدأ الويكي ممتلئًا من اليوم الأول.

وسوم المستندات تأتي من المخزون نفسه الذي تأتي منه وسوم المهام، فالوسم الواحد يعني الشيء نفسه في الموضعين. وتسمون مئات المستندات دفعة واحدة. فالمفهوم الواحد لا ينقسم إلى اسمين في وحدتين.

ملاحظة الاجتماع والمشروع والانضمام والإجراء وسجل القرار والمراجعة وتحليل ما بعد الحادثة وتتبع الهدف تأتي جاهزة. فلا تحدّقون في صفحة بيضاء. وتكتبون ملاحظة الاجتماع داخل بنية جاهزة.

المستند الذي أعجبكم تحوّلونه إلى قالب؛ فيبدأ فريقكم في كل مرة من البنية نفسها. وتُدار القوالب من صفحة الإعدادات. فتبقى مستندات الفريق متشابهة.

تسحبون ملفًا إلى المستند أو تلصقونه مباشرة. فيسقط الملف في مجلد ملفات الصفحات ضمن وحدة الملفات ويبقى بين مرفقات المستند. فيوجد المرفق مع المستند الذي يشرحه.

أسفل مستندات الويكي تكتبون التعليقات وتحرّرونها وتحذفونها. ويصل تنبيه إلى صاحب المستند، ويبقى النقاش بجوار المستند. فلا يتشتت النقاش إلى قناة أخرى.

حين يرد اسمكم في مستند أو يُعلَّق على مستندكم يصلكم تنبيه. ومن مستند لا يحق لكم رؤيته لا يصل تنبيه. فالتنبيه لا يكشف أبدًا مستندًا مغلقًا أمامكم.

يبقى المستند مسودة حتى يجهز، وحين يجهز تنشرونه. وتنشرون عدة مستندات دفعة واحدة. فلا يقف مستند نصف جاهز أمام الفريق.

تضعون المستند في المفضلة؛ وفي اللوحة اليسرى لويكي المشروع تُسرد المفضلة والمعدّلة حديثًا كلٌّ على حدة. فلا تبحثون عن المستند الذي تفتحونه كل يوم. وتبقى الصفحة اليومية في الأعلى.

تصفّون حسب الحالة والفئة والوسم والكاتب. والتصفية التي تكثرون من استعمالها تحفظونها وتسمّونها؛ وتأتي المسودات والمنشورات جاهزة. فيبقى أرشيف مزدحم قابلًا للإدارة.

تمنحون كل مستند رمزًا ولونًا. وفي قائمة طويلة تعرفون المطلوب من لونه دون قراءة. فتأخذون المستند الصحيح دون قراءة.

للمشروع ويكي خاص به. ويمكن ربط مستند من الويكي العام بمشروع ثم فك الربط لاحقًا؛ ولا يُحذف المستند. فمعرفة مشروع لا تسيل إلى مشروع آخر.

قاعدة الأتمتة تستطيع إنشاء مستند: فعند فتح مشروع تسقط في ويكي المشروع صفحة من قالب. وفتح مستند وكتابة تعليق يمكن أن يُشغّلا قواعد أيضًا. فتصير كتابة المستند خطوة من المسار نفسه.

تسألون مساعدكم فيبحث في ويكيكم وملاحظاتكم. ولا ينظر إلا في المستندات التي يحق لكم رؤيتها. فتصلون إلى المعرفة بسؤال.

المستند المحذوف يذهب إلى السلة مع مستنداته الفرعية وينتظر هناك ثلاثين يومًا. والاستعادة والحذف النهائي صلاحيتان منفصلتان. فيبقى قرار الحذف قابلًا للرجوع.

يُتابَع حجم المستند بمؤشر امتلاء؛ فيحذّر عند الاقتراب من الحد ويطلب التقسيم عند تجاوزه. فلا تصارعون مستندات ضخمة لا تُفتح. وتبقى المستندات بحجم مقروء.

تضعون بطاقة ملاحظة سريعة على لوحتكم؛ فالسطر الذي تكتبونه يسقط في ملاحظة حقيقية. وما يخطر ببالكم تكتبونه دون أن يضيع. ولتدوين ملاحظة لا تحتاجون إلى تغيير الصفحة.