費用報銷

Masraf Beyanı ve Onayı şablonu, bir çalışanın iş için yaptığı harcamayı fişi ya da faturasıyla beyan ettiği andan parasını geri alana kadar izler. Her harcama bir karttır ve beş aşamadan geçer: Beyan Edildi, Yönetici Onayında, Finans Kontrolünde, Ödemeye Hazır ve Ödendi. Onay almayan beyan Reddedildi aşamasına düşer, nedeni kartta kalır. Harcama görev başlığına, harcama tarihi başlangıç tarihine, beklenen geri ödeme bitiş tarihine yazılır; fiş ya da faturanın fotoğrafı karta eklenir.

Formda masraf türü (yol ve ulaşım, konaklama, yemek, akaryakıt, otopark ve otoyol, kırtasiye, eğitim, müşteri ağırlama, yurt dışı seyahat), departman, masraf merkezi ve KDV dahil tutar sorulur. Belge türü fatura, e-arşiv fatura, yazar kasa fişi, bilet, gider pusulası ya da belgesiz olarak seçilir. Belgeli harcamada belge numarası, fatura ve fişte %1, %10 ya da %20 KDV oranı, belgesiz harcamada gerekçe istenir.

Masraf türüne göre form açılır: yurt dışı seyahatte para birimi ve döviz tutarı, yol ve akaryakıtta kilometre ve güzergâh, yemek ve ağırlamada ağırlanan kişiler sorulur. Ödeme şekli kendi kartı, nakit, şirket kartı ya da yemek kartı olarak seçilir; kendi kartıyla ya da nakit ödenen harcamada bordro ile, havaleyle, nakit ya da avanstan mahsup olarak geri ödeme yöntemi açılır. Avanstan mahsup edilecek harcamada alınan avans tutarı, müşteriye yansıtılacak harcamada işaret ve isteğe bağlı müşteri bağı kartta durur.

Yönetici onayı, finans kontrolü (uygun, eksik belge, uygun değil) ve Ön Muhasebe'ye işlendi işareti aynı kartta izlenir; reddedilen beyanda belge eksikliği, politika dışı harcama, limit aşımı, kişisel harcama ya da mükerrer beyan gibi neden seçilir. Çalışanlarla paylaştığınız Masraf Beyan Formu her beyanı Beyan Edildi aşamasında bir karta döker, müşteri kaydı açmaz. Yeni beyan geldiğinde, masraf ödemeye hazır olduğunda ve bir beyan reddedildiğinde size bildirim düşer.