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在一個地方
回覆支援請求。

來自入口、郵件和線上聊天的請求匯進一個收件匣。每筆請求都有編號、歸屬和狀態,客戶也能自己看到走到哪一步。

不需信用卡永久免費即刻開通

支援模組的能力

從請求送到您手上,到解決並結案,每一步都在 Workinno 裡。

01

只有一個收件匣

在一份清單裡看到所有客戶請求。入口、郵件、線上聊天,以及團隊自己開的請求,都排在同一條佇列,每一列都寫著來自哪裡。沒有哪筆請求會被落在別的畫面上。

請求來源
M51X70 · 出貨延遲入口
J28D04 · 帳單有誤郵件
R90K17 · 退貨流程來自聊天
B14N38 · 電話紀錄團隊
02

請求編號

每筆請求都以六位字元的編號開出。編號不是連號,外面的人猜不到您的總數;客戶搜尋時用的也是這個編號。您的工作量無法從編號讀出來。

尋找請求: M51X70
M51X70
包裹兩天沒動了
未處理
J28D04
帳單金額看起來不對
已解決
編號不是連號:請求總數不會漏到外面。
03

客戶入口

您會有一張為客戶備好的支援頁面。他們在那裡送出請求,之後在同一頁用編號和信箱查看進度。客戶自己追自己的請求。

支援入口
新請求
姓名、信箱和您的問題
查看我的請求
用編號和信箱
不需要密碼
04

來自郵件的請求

把一個已接上的信箱標成支援信箱。寄到這個位址的客戶來信都會變成請求;同一封往來的後續不會另開新筆,而是併進已有的請求。客戶繼續寫到熟悉的位址。

已標成支援信箱
已接上
進來的信
自己變成了請求
M51X70
同一封往來的後續
沒有另開新請求
同一筆紀錄
05

從線上聊天接手

如果聊天裡有人要求找人而無人回應,這段對話就變成請求。聊天紀錄成為請求的第一則訊息,兩筆紀錄互相指向,線索不會斷。客戶不必從頭再講一次。

訪客要求找人
14:02
聊天
沒有人回應
您設定的時間到了
等過
請求已開出
聊天紀錄是第一則訊息
R90K17
06

網站上的按鈕

把設定裡的程式碼貼到您的網站上。右下角會出現一個支援按鈕,訪客不離開網站就能留下請求。訪客不離開網站就能留下請求。

貼到網站上的程式碼
<script src="…/support.js">
支援按鈕
在網站右下角
已開啟
訪客留下了請求
沒有離開網站
07

團隊開出請求

對於打電話來的客戶,請求由您來開。紀錄進入同一條佇列,來源上顯示是您的團隊發起的。電話帶來的工作也走同一條佇列。

打電話來的客戶
陳偉哲
14:20
團隊開出了請求
進了同一條佇列
B14N38
來源
由團隊發起
08

指派與篩選

把請求指派給一個人。「我的請求」篩選把您自己的工作挑出來,收件匣裡則顯示還沒有歸屬的。兩個人不會給同一筆請求各寫一份回覆。

請求收件匣
還沒指派給誰
6
我的請求
指派給您的
3
在團隊裡
在同事那兒
11
09

狀態流轉

請求以「新」開出,經過處理中、等待客戶、已解決和已結案。如果客戶在已結案的請求上再寫,它會重新打開。客戶的第二個問題不會遺失。

新
客戶剛剛寫來
4
處理中
團隊正在跟
7
等待客戶
在等他回話
2
已解決
客戶再寫就重新打開
23
10

首次回覆與解決用時

每筆請求都會記錄首次回覆、解決和結案發生在什麼時候。它作為一欄留在清單裡,於是您看得見哪些請求在等。遲到的請求不用客戶來告訴您。

請求首次回覆
M51X704 分鐘
J28D0421 分鐘
R90K171 小時 12 分鐘
B14N38還沒有
11

分類

打開模組時會帶來三個現成的分類。您加入自己的;刪掉一個分類,請求只是沒有分類,並不會被刪掉。分類方式圍著您的工作來搭。

出貨與配送
現成帶來的分類
12
帳單與付款
現成帶來的分類
7
產品使用
您加入的
5
分類被刪掉後,請求只是沒有分類。
12

與客戶資料關聯

如果送出請求的信箱與您的客戶資料相符,請求就會掛到那份資料上。支援紀錄成為客戶時間軸的一部分。誰之前問過什麼,在資料上一目了然。

客戶
支援請求
M51X70 · 已解決
5月12日
支援請求
J28D04 · 已結案
4月3日
13

附件

客戶把截圖或檔案附在請求上。附件就在請求下面,您不用另外去找。檔案留在請求裡面。

jietu.png
客戶上傳
420KB
chuhuo-dan.pdf
客戶上傳
88KB
附件
就在請求下面
2
14

新請求提醒

有請求開出、有客戶回覆時,團隊會在應用裡收到提醒。清單不用手動重新整理。您不會晚一步才看到新請求。

新的支援請求
M51X70 · 出貨延遲
剛剛
客戶回覆了
J28D04 · 帳單有誤
2 分鐘
提醒在應用裡出現,清單自己重新整理。
15

搜尋請求和客戶

佇列變長時,按編號、主旨或客戶姓名來搜。也可以按分類縮小。要找的東西,從一個框裡就能找到。

搜請求或客戶
出貨與配送指派給我
M51X70
陳偉哲 · 出貨
對上了
R90K17
林佩 · 出貨
對上了
16

權限分開

檢視、回覆、指派、解決、刪除和管理設定是彼此分開的權限。剛來的同事可以寫回覆,但刪不了請求。團隊變大也不會帶來遺失紀錄的風險。

權限新成員
檢視請求有
寫回覆有
指派無
刪除請求無

支援模組改變了什麼

客戶請求掉進誰的收件匣,就留在那裡。
所有請求都在一個收件匣裡,來源就寫在旁邊。
同一個問題從郵件和聊天都來時,兩個人分頭忙。
入口、郵件和聊天來的請求落進同一筆紀錄。
客戶得再寫一次,問自己的事情辦得怎麼樣了。
客戶憑請求編號在自己的頁面上看進度。
請求歸誰,靠口頭說定。
請求指派給一個人,「我的請求」篩選把它挑出來。
第一次回覆花了多久,沒人知道。
首次回覆和解決的用時,每筆請求都在量。
誰問了什麼,從來到不了客戶資料裡。
請求出現在客戶資料的時間軸上。
權限沒有分開:看得到請求的人都能結案。
檢視、回覆、指派、解決和刪除分別授予。
常見問題

常見問題

這個模組和 Workinno 的支援團隊是同一回事嗎?

不是,兩者是分開的系統,互不相混。右下角的說明視窗是您和 Workinno 的往來;這個模組是您自己的客戶寫信給您的地方。請求排在不同的佇列裡。

我的客戶需要註冊帳號嗎?

不需要。客戶打開入口,寫下姓名、信箱和問題,請求就開出來了。之後用請求編號和同一個信箱查看進度,不需要密碼。

請求編號為什麼不是連號?

連號會把您的請求總數漏到外面:看到兩個編號的人能算出中間開了多少筆。所以編號是隨機的六位字元。

線上聊天什麼時候變成請求?

當訪客要求找人,而在您設定的時間內沒人回應時,這段對話就變成請求。時間由您在設定裡定;同一段對話不會開出第二筆請求。

逾時會自動發出提醒嗎?

不會。首次回覆、解決和結案的時間會記錄並顯示在清單裡,但遲到的請求不會自己示警,也不會自動往上層轉。

如果同一位客戶既寄信又從入口送出,會怎樣?

會開出兩筆分開的請求,因為可能是兩件不同的事。而同一封往來的後續不會開新請求,會併進已有的那筆。

如果我關掉模組,請求會被刪除嗎?

不會。模組關掉後,團隊進不了支援介面,客戶入口也會關閉,但請求和分類的紀錄仍留在資料庫裡。重新打開,一切都在原處。

支援請求可以當成任務來追嗎?

請求留在自己的佇列裡,不會自動變成任務。如果一筆請求變成了長期的工作,就在相應專案裡開一個任務,在那裡追進度。

最後一步

別讓您的客戶等回音。

打開支援模組,把入口位址交給客戶。第一筆請求今天就能接。

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