支援模組的能力
從請求送到您手上,到解決並結案,每一步都在 Workinno 裡。
只有一個收件匣
在一份清單裡看到所有客戶請求。入口、郵件、線上聊天,以及團隊自己開的請求,都排在同一條佇列,每一列都寫著來自哪裡。沒有哪筆請求會被落在別的畫面上。
請求編號
每筆請求都以六位字元的編號開出。編號不是連號,外面的人猜不到您的總數;客戶搜尋時用的也是這個編號。您的工作量無法從編號讀出來。
客戶入口
您會有一張為客戶備好的支援頁面。他們在那裡送出請求,之後在同一頁用編號和信箱查看進度。客戶自己追自己的請求。
來自郵件的請求
把一個已接上的信箱標成支援信箱。寄到這個位址的客戶來信都會變成請求;同一封往來的後續不會另開新筆,而是併進已有的請求。客戶繼續寫到熟悉的位址。
從線上聊天接手
如果聊天裡有人要求找人而無人回應,這段對話就變成請求。聊天紀錄成為請求的第一則訊息,兩筆紀錄互相指向,線索不會斷。客戶不必從頭再講一次。
網站上的按鈕
把設定裡的程式碼貼到您的網站上。右下角會出現一個支援按鈕,訪客不離開網站就能留下請求。訪客不離開網站就能留下請求。
團隊開出請求
對於打電話來的客戶,請求由您來開。紀錄進入同一條佇列,來源上顯示是您的團隊發起的。電話帶來的工作也走同一條佇列。
指派與篩選
把請求指派給一個人。「我的請求」篩選把您自己的工作挑出來,收件匣裡則顯示還沒有歸屬的。兩個人不會給同一筆請求各寫一份回覆。
狀態流轉
請求以「新」開出,經過處理中、等待客戶、已解決和已結案。如果客戶在已結案的請求上再寫,它會重新打開。客戶的第二個問題不會遺失。
首次回覆與解決用時
每筆請求都會記錄首次回覆、解決和結案發生在什麼時候。它作為一欄留在清單裡,於是您看得見哪些請求在等。遲到的請求不用客戶來告訴您。
分類
打開模組時會帶來三個現成的分類。您加入自己的;刪掉一個分類,請求只是沒有分類,並不會被刪掉。分類方式圍著您的工作來搭。
與客戶資料關聯
如果送出請求的信箱與您的客戶資料相符,請求就會掛到那份資料上。支援紀錄成為客戶時間軸的一部分。誰之前問過什麼,在資料上一目了然。
附件
客戶把截圖或檔案附在請求上。附件就在請求下面,您不用另外去找。檔案留在請求裡面。
新請求提醒
有請求開出、有客戶回覆時,團隊會在應用裡收到提醒。清單不用手動重新整理。您不會晚一步才看到新請求。
搜尋請求和客戶
佇列變長時,按編號、主旨或客戶姓名來搜。也可以按分類縮小。要找的東西,從一個框裡就能找到。
權限分開
檢視、回覆、指派、解決、刪除和管理設定是彼此分開的權限。剛來的同事可以寫回覆,但刪不了請求。團隊變大也不會帶來遺失紀錄的風險。
支援模組改變了什麼
沒有 Workinno 支援時
有 Workinno 支援時
常見問題
這個模組和 Workinno 的支援團隊是同一回事嗎?
不是,兩者是分開的系統,互不相混。右下角的說明視窗是您和 Workinno 的往來;這個模組是您自己的客戶寫信給您的地方。請求排在不同的佇列裡。
我的客戶需要註冊帳號嗎?
不需要。客戶打開入口,寫下姓名、信箱和問題,請求就開出來了。之後用請求編號和同一個信箱查看進度,不需要密碼。
請求編號為什麼不是連號?
連號會把您的請求總數漏到外面:看到兩個編號的人能算出中間開了多少筆。所以編號是隨機的六位字元。
線上聊天什麼時候變成請求?
當訪客要求找人,而在您設定的時間內沒人回應時,這段對話就變成請求。時間由您在設定裡定;同一段對話不會開出第二筆請求。
逾時會自動發出提醒嗎?
不會。首次回覆、解決和結案的時間會記錄並顯示在清單裡,但遲到的請求不會自己示警,也不會自動往上層轉。
如果同一位客戶既寄信又從入口送出,會怎樣?
會開出兩筆分開的請求,因為可能是兩件不同的事。而同一封往來的後續不會開新請求,會併進已有的那筆。
如果我關掉模組,請求會被刪除嗎?
不會。模組關掉後,團隊進不了支援介面,客戶入口也會關閉,但請求和分類的紀錄仍留在資料庫裡。重新打開,一切都在原處。
支援請求可以當成任務來追嗎?
請求留在自己的佇列裡,不會自動變成任務。如果一筆請求變成了長期的工作,就在相應專案裡開一個任務,在那裡追進度。


